Cómo organizar una noche de conferencias sin imprevistos
Una noche de conferencias se organiza mejor en este orden: primero asegura la sala y el ponente, después cierra el programa y las inscripciones, y al final prepara la técnica, el catering y la recepción. El margen de tiempo importa, sobre todo para recibir la presentación y probar el proyector, el micrófono y los cables. También conviene recoger las preferencias dietéticas antes de pedir la comida. El día del evento, la sala, el registro y el punto de café deben estar listos antes de que llegue el primer invitado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Contratar al ponente
- 3
Elaborar el programa
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Pedir el catering
- 8
Recibir la presentación
- 9
Probar la técnica
2 personas
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Imprimir los programas
- 12
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Abrir la sala
2 personas
- 15
Montar mesas
3 personas
- 16
Colocar las sillas
3 personas
- 17
Conectar la técnica
2 personas
- 18
Montar la mesa de registro
2 personas
- 19
Montar el punto de café
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
3 personas
- 21
Colgar señalización
2 personas
Evento
- 22
Recibir al ponente
- 23
Registrar a los invitados
3 personas
- 24
Servir café y té
2 personas
- 25
Acompañar a los invitados al salón
2 personas
- 26
Abrir la charla
- 27
Apoyar la presentación
- 28
Rellenar las bebidas
2 personas
- 29
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 30
Moderar la ronda de preguntas
- 31
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
- 32
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 33
Recoger la vajilla
3 personas
- 34
Desconectar la tecnología
2 personas
- 35
Recoger la basura
2 personas
- 36
Limpiar la sala
3 personas
- 37
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 38
Comprobar los materiales
2 personas
- 39
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 40
Gestionar los gastos
- 41
Enviar agradecimiento a los invitados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Clic de presentación
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz compacto
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tijerascant. 2
- Pinzas para servircant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartas del menúcant. 8
- Señales de orientacióncant. 6
- Cinta adhesivacant. 3
- Decoración de mesacant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y confirma al ponente antes de publicar las invitaciones. Deja cerrado el programa al menos 2 semanas antes para poder imprimirlo y preparar las tarjetas con nombres.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Usa ese número para pedir el catering y calcular sillas, vasos, tazas y cubiertos.
- Pide la presentación al ponente como mínimo 48 horas antes y prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el HDMI, el micrófono y el altavoz el mismo día o la víspera.
- Llega entre 90 y 120 minutos antes para montar mesas y sillas, conectar la técnica, enfriar las bebidas, preparar el café y colocar la señalización hacia la sala y el registro.
- Prepara la mesa de registro con las listas de inscritos y las tarjetas de nombre antes de abrir la sala. Reserva al menos 30 minutos para recibir a los invitados y acompañarlos al salón sin interrumpir el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de conferencias?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala y contratar al ponente. El programa y las invitaciones deberían estar listos unas 2 semanas antes, y el catering se confirma normalmente entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica de una conferencia?
- Recibe la presentación al menos 48 horas antes y haz una prueba completa la víspera o el mismo día. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el micrófono inalámbrico, el altavoz y las regletas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva entre 90 y 120 minutos antes de la llegada de los invitados. Ese tiempo permite colocar sillas y mesas, montar el registro y el café, conectar la técnica, enfriar las bebidas y poner la señalización.
- ¿Cuándo se deben recoger las preferencias dietéticas?
- Incluye la pregunta en el formulario de inscripción y cierra las respuestas entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes pedir el catering con cantidades y opciones concretas, sin depender de cambios de última hora.
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