Cómo organizar una fiesta de despedida sin contratiempos
Una fiesta de despedida funciona mejor cuando la preparas en este orden: invitados y espacio, programa, comida y bebida, y montaje final. Empieza confirmando quién asistirá y recoge desde el principio las preferencias dietéticas. Después cierra los discursos, la tarta y la música antes de ocuparte de la decoración. El día anterior deja listas las compras, enfría las bebidas y prueba el sonido; así no tendrás que resolver cables, micrófonos o mesas mientras llegan los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Reservar el espacio
- 6
Planificar el programa y los discursos
2 personas
- 7
Confirmar ponentes
- 8
Pedir tarta
- 9
Crear la lista de reproducción
- 10
Contar el número final de invitados
- 11
Imprimir el resumen de dietas
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Recoger artículos reutilizables
2 personas
- 15
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 16
Enfriar las bebidas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
3 personas
- 18
Hacer tarjetas con nombres
- 19
Preparar la decoración
2 personas
- 20
Cargar el equipo
- 21
Limpiar el espacio con antelación
2 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 23
Montar mesas de buffet
2 personas
- 24
Montar el equipo de sonido
2 personas
- 25
Colgar la decoración
2 personas
- 26
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 27
Disponer los platos del bufé
3 personas
- 28
Preparar café y té
2 personas
- 29
Preparar la mesa de recepción
Evento
- 30
Recibir a los invitados
3 personas
- 31
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Servir aperitivos
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Controlar la música
- 36
Abrir el buffet
2 personas
- 37
Reponer el bufé
3 personas
- 38
Coordinar discursos
2 personas
- 39
Cortar y servir la tarta
3 personas
- 40
Retirar las mesas usadas
2 personas
- 41
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
- 44
Lavar la vajilla
3 personas
- 45
Limpiar el espacio
3 personas
- 46
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 47
Retirar la decoración
2 personas
- 48
Apagar el equipo
- 49
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos para postrecant. 60
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
Cocina
- Cucharones de servircant. 10
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Photowall
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de mesacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Esponjascant. 6
- Paños de microfibracant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista provisional de invitados con tiempo y pide las confirmaciones antes de encargar la tarta o calcular la comida. Imprime un resumen de las dietas cuando tengas el número final.
- Reserva el espacio antes de enviar las invitaciones y comprueba qué incluye: mesas, sillas, percheros, taburetes y tomas de corriente pueden no estar disponibles.
- Planifica el programa con bloques concretos: recepción, comida, discursos y despedida. Confirma a cada persona que hablará y asigna una duración para evitar que los discursos se alarguen.
- Haz la compra después de revisar la lista completa y separa lo que necesita frío. Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos antes de montar el buffet.
- Prueba los altavoces, micrófonos, cables alargadores y la música antes de que empiece la fiesta. Deja la decoración, las tarjetas con nombres y las mesas preparadas con antelación, no durante la llegada de los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de despedida?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el espacio, enviar invitaciones y confirmar quién asistirá. Deja para los últimos 2 días la compra, la tarta, las bebidas y el montaje.
- ¿Cuándo hay que cerrar el número de invitados?
- Ciérralo entre 5 y 7 días antes, según el plazo que necesiten la tarta y los proveedores. Con esa cifra puedes imprimir el resumen de dietas y calcular vajilla, comida y bebidas.
- ¿Qué se prepara el día anterior en una fiesta de despedida?
- El día anterior enfría las bebidas, prepara parte de los aperitivos, recoge los artículos reutilizables y prueba el equipo de sonido. También conviene revisar la lista de la compra y dejar cargado el equipo que transportarás.
- ¿Cómo organizar los discursos de una fiesta de despedida?
- Confirma a los ponentes al menos 5 días antes y reserva unos 3 a 5 minutos por persona. Coloca los discursos en un momento concreto del programa y prueba el micrófono antes de que lleguen los invitados.
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