Cómo organizar una fiesta de bienvenida paso a paso
Una fiesta de bienvenida funciona mejor cuando cierras primero la fecha, el lugar y el número de asistentes. Después puedes calcular el catering, reservar lo necesario y recoger las preferencias dietéticas antes de comprar. El día anterior se preparan las provisiones, se enfrían las bebidas y se revisa el acceso al espacio. El montaje final debe dejar separados el buffet, el café y las bebidas para que la llegada de los invitados no bloquee el servicio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Llamar de seguimiento a las inscripciones
- 7
Determinar el número definitivo
- 8
Calcular las cantidades de catering
- 9
Reservar suministros
- 10
Crear la lista de reproducción
- 11
Dar la bienvenida a los vecinos
2 personas
- 12
Preparar tarjeta de alérgenos
- 13
Preparar tarjetas de nombre
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Recoger productos frescos
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 18
Comprobar el lugar
2 personas
- 19
Gestionar llaves y acceso
- 20
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 21
Montar mesas de buffet
2 personas
- 22
Montar el punto de café
2 personas
- 23
Montar el punto de bebidas
2 personas
- 24
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 25
Probar la música
- 26
Colgar la decoración
3 personas
- 27
Preparar tarjetas con nombres
- 28
Preparar aperitivos
3 personas
- 29
Preparar bocadillos
3 personas
- 30
Preparar las ensaladas y la fruta
2 personas
- 31
Marcar los alérgenos por separado
- 32
Reponer el bufé antes de la apertura
2 personas
Evento
- 33
Recibir a los invitados
3 personas
- 34
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 35
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 36
Dar la bienvenida
- 37
Servir aperitivos
2 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Reponer el bufé
2 personas
- 41
Servir comidas especiales
- 42
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 43
Comprobar los baños periódicamente
- 44
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 45
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
- 46
Recoger la vajilla
3 personas
- 47
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 48
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 49
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 50
Retirar la decoración
3 personas
- 51
Lavar la vajilla
3 personas
- 52
Limpiar el lugar
3 personas
- 53
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 54
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 55
Distribuir los sobrantes
2 personas
- 56
Recoger los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 8
Vajilla
- Platoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 100
- Copas de vinocant. 60
- Cuchilloscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharascant. 70
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 80
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 3
- Esponjascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta. Llama a quienes no hayan contestado entre 5 y 7 días antes del evento.
- No calcules la comida con las primeras respuestas: cierra el número definitivo 3 o 4 días antes y confirma entonces las cantidades de catering. Aprovecha para revisar alergias y dietas.
- Haz la compra en dos momentos: los productos no perecederos con 2 o 3 días de margen y los frescos el día anterior. Enfría las bebidas al menos 6 horas antes, usando neveras portátiles si el frigorífico no basta.
- Comprueba el lugar el día anterior: llaves, acceso, enchufes, mesas y sillas. Deja previstos cables alargadores y regletas para que el equipo de sonido y las máquinas de café no compartan una conexión sobrecargada.
- Monta tres zonas distintas —buffet, café y bebidas— y coloca las tarjetas de nombre y la tarjeta de alérgenos antes de que lleguen los invitados. Prueba la música 30 minutos antes y avisa a los vecinos con antelación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una fiesta de bienvenida?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes. Deja la fecha límite de confirmación aproximadamente 7 días antes para poder llamar a quienes no hayan respondido y cerrar el número definitivo.
- ¿Cuándo hay que calcular la comida y las bebidas?
- Calcula las cantidades 3 o 4 días antes, cuando ya tengas una cifra fiable de asistentes. Compra los productos no perecederos con 2 o 3 días de margen y recoge los frescos el día anterior.
- ¿Cómo organizar el montaje de una fiesta de bienvenida?
- Prepara primero mesas y sillas y comprueba el acceso al lugar. Después monta por separado el buffet, el punto de café y el punto de bebidas; deja la música conectada y probada unos 30 minutos antes de empezar.
- ¿Cuándo se deben preparar las tarjetas de alérgenos y los nombres?
- Prepara ambas el día anterior, después de recopilar las preferencias dietéticas. Colócalas en el buffet antes de la llegada para que los invitados puedan identificar la comida desde el primer servicio.
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