Cómo organizar una feria de moda sin perder el control
Organizar una feria de moda requiere coordinar expositores, puestos, probadores, cobros y atención al público en un mismo espacio. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja por escrito las condiciones de participación antes de abrir las inscripciones. Después, confirma quién participa, dibuja el plano de puestos y calcula las necesidades de mobiliario, electricidad y pagos. La última semana sirve para cerrar compras, enviar instrucciones y probar todo lo que se utilizará el día de la feria.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 3
Contactar con los expositores
2 personas
- 4
Publicar el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar mensajes en redes sociales
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Fijar los soportes de los puestos
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 11
Actualizar la lista de participantes
- 12
Enviar la información de aparcamiento
- 13
Revisar la lista de compras
2 personas
- 14
Encargar material impreso
- 15
Pedir la compra
- 16
Enviar carta a los expositores
- 17
Asignar voluntarios
2 personas
- 18
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 19
Imprimir el plano
- 20
Probar la caja y el datáfono
2 personas
- 21
Inventariar materiales
2 personas
- 22
Recoger la compra
2 personas
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Recibir las entregas
2 personas
- 25
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
- 26
Montar mesas
4 personas
- 27
Colocar los percheros
4 personas
- 28
Colocar las sillas
2 personas
- 29
Montar los probadores
3 personas
- 30
Colocar espejos
2 personas
- 31
Colgar los números de stand
2 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Conectar la iluminación
2 personas
- 34
Colocar el cartel de entrada
- 35
Montar la mesa de registro
2 personas
- 36
Preparar tarjetas con nombres
- 37
Montar el punto de café
2 personas
- 38
Enfriar las bebidas
2 personas
- 39
Preparar los aperitivos
2 personas
- 40
Comprobar el cajero automático
- 41
Comprobar los baños
- 42
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 43
Dar briefing a los expositores
4 personas
Evento
- 44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 45
Registrar a los visitantes
2 personas
- 46
Repartir planos
- 47
Apoyar a los expositores
2 personas
- 48
Comprobar los probadores
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Servir aperitivos
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
- 53
Comprobar los baños periódicamente
- 54
Comprobar el inventario
- 55
Hacer la ronda nocturna por los stands
2 personas
- 56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 57
Cerrar la caja
2 personas
- 58
Hacer descargar a los expositores
3 personas
- 59
Desmontar los percheros
4 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Desmontar los probadores
3 personas
- 62
Retirar la decoración
3 personas
- 63
Desconectar la iluminación
2 personas
- 64
Lavar la vajilla
2 personas
- 65
Recoger la basura
2 personas
- 66
Limpiar el lugar
3 personas
- 67
Inventariar materiales
2 personas
- 68
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Percheroscant. 24
- Mesas plegablescant. 18
- Sillascant. 40
- Taburetes de barcant. 8
- Biombos para probadorescant. 8
- Mesas altascant. 6
- Mesa de registro
- Papeleracant. 8
- Espejoscant. 8
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 20
- Perchascant. 500
- Bastidores para zapatoscant. 8
- Bloques de presentacióncant. 12
- Mesa de caja
Equipo
- Datáfonoscant. 4
- Bandejas de cajacant. 4
- Tabletscant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Impresoras de etiquetascant. 2
- Escáneres portátilescant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejascant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 12
Decoración
- Carteles de standcant. 24
- Cartel de entrada
- Planoscant. 150
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carteles direccionalescant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Plantas artificialescant. 16
- Ganchos adhesivoscant. 100
- Fundas para ropacant. 100
Iluminación
- Focos LEDcant. 16
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de bateríacant. 12
- Baterías de repuestocant. 24
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Cucharillas para heladocant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
Limpieza
- Aspiradorascant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Define las condiciones de participación antes de contactar con los expositores: incluye el tamaño del puesto, el horario de montaje, lo que deben llevar y la fecha límite de inscripción. Así evitarás cambios cuando ya tengas el plano preparado.
- Cierra la lista de participantes al menos 10 días antes. Con ese margen podrás asignar los puestos, recoger preferencias dietéticas, preparar las tarjetas con nombres y enviar la información de aparcamiento.
- Dibuja el plano dejando pasillos cómodos entre percheros, mesas y probadores. Reserva desde el principio un punto visible para el registro y otro para la caja, con enchufes cercanos para tablets y datáfonos.
- Haz una prueba de cobro entre 3 y 5 días antes: comprueba cada datáfono, las bandejas de caja, los cables, las regletas y la conexión disponible. Lleva también una alternativa si falla la red o se agota la batería.
- El día anterior, inventaría el material y separa lo necesario por zonas: puestos, probadores, registro, caja y servicio de café. Al abrir el lugar, revisa primero el suelo, la entrada, las entregas y la colocación del mobiliario antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de moda?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para encontrar lugar, definir las condiciones y contactar con expositores. Deja cerradas las inscripciones, el plano y las compras principales como mínimo 10 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?
- Envía la carta con horarios, acceso, aparcamiento, ubicación del puesto y normas entre 7 y 10 días antes. Reenvía un recordatorio breve 48 horas antes con la hora exacta de montaje.
- ¿Cómo distribuir los puestos en una feria de moda?
- Prepara el plano cuando la lista de participantes esté prácticamente cerrada, idealmente 10 días antes. Deja pasillos despejados, coloca los probadores en una zona accesible y sitúa registro y caja cerca de la entrada, pero sin bloquearla.
- ¿Qué hay que revisar el día de la feria de moda?
- Llega al menos 3 horas antes de la apertura para revisar el suelo y la entrada, recibir entregas, colocar el mobiliario y probar los pagos. Reserva los últimos 30 minutos para comprobar etiquetas, nombres, señalización y puestos.
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