Cómo organizar una feria de maquinaria paso a paso

Una feria de maquinaria se organiza primero sobre el plano y después sobre el terreno. Empieza fijando fecha y lugar, calcula el espacio para cada expositor y define cómo circularán visitantes, máquinas y materiales. Cuando el registro esté abierto, recopila los datos técnicos, las necesidades eléctricas y las preferencias dietéticas. Las últimas semanas deben centrarse en impresión, señalización, seguridad, pruebas de equipos y acreditaciones, no en decisiones estructurales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear plano de la feria
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Asignar espacio del stand
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Recopilar información de los expositores
2 personas
11
Planificar el programa y las ponencias
2 personas
12
Hacer reservas
13
Pedir el catering
2 personas
14
Preparar los archivos de impresión
2 personas
15
Diseñar la señalización
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Pedir credenciales y pulseras
18
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
19
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
20
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
21
Cerrar el registro de visitantes
22
Imprimir la lista de participantes
23
Clasificar acreditaciones
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar las bebidas
2 personas
26
Preparar catering no perecedero
2 personas
27
Llevar materiales al lugar
4 personas
28
Montar el mostrador de registro
2 personas
29
Instalar los paneles del stand
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Colgar los números de stand
2 personas
32
Colocar la señalización
2 personas
33
Montar los mostradores de expositores
4 personas
34
Comprobar las instalaciones de la demo
4 personas
35
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
36
Colocar vallas de seguridad
3 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Montar el buffet de catering
3 personas
39
Probar el equipo de presentación
2 personas
40
Realizar la prueba de registro
2 personas
41
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
42
Dar la charla al equipo de seguridad
3 personas

Evento

43
Abrir la entrada
3 personas
44
Registrar a los visitantes
4 personas
45
Repartir acreditaciones
2 personas
46
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
47
Servir café y té
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer el bufé
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
2 personas
53
Anunciar las conferencias
54
Coordinar presentaciones
2 personas
55
Resolver incidencias técnicas
2 personas
56
Realizar rondas de seguridad
2 personas
57
Apoyar a los expositores
2 personas
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
59
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
60
Dar de baja a los expositores
2 personas

Seguimiento

61
Recoger el catering
3 personas
62
Lavar la vajilla
2 personas
63
Desmontar los materiales del stand
4 personas
64
Apagar el equipo de demostración
3 personas
65
Recoger los cables
3 personas
66
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
67
Clasificar y retirar residuos
3 personas
68
Limpiar el lugar
3 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Guardar la catering sobrante
2 personas
72
Registrar objetos perdidos
73
Archivar los datos de los participantes
74
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
75
Recopilar facturas y recibos
76
Registrar daños y pérdidas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes para standscant. 20
Mesas expositorascant. 20
Mesas de feriacant. 8
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 12
Percheroscant. 2
Carros de transportecant. 4

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresorascant. 2
Pantallascant. 6
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Alfombrillas para cablescant. 20
Memorias USBcant. 10
Máquinas de demostracióncant. 4
Maletines de herramientascant. 4
Vallas de seguridadcant. 12

Iluminación

Lámparas de pie LEDcant. 20
Lámparas de escritoriocant. 8

Decoración

Banderas corporativascant. 12
Banners enrollablescant. 10
Carteles con número de standcant. 20
Carteles de señalizacióncant. 16
Pósteres del programacant. 10
Folletos informativoscant. 500
Expositores de presentacióncant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20
Rejillas de enfriamientocant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 6
Aspiradorascant. 2
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de stands antes de invitar a los expositores. Deja pasillos amplios para carros de transporte y máquinas de demostración, y reserva zonas separadas para registro, ponencias y catering.
Pide a cada expositor sus datos técnicos con una fecha límite de al menos 14 días antes de la feria. Confirma entonces potencia eléctrica, pantallas, proyectores, micrófonos y cualquier máquina que vaya a demostrarse.
No esperes al último día para preparar la señalización y los archivos de impresión. Ten listas las indicaciones de seguridad, los nombres de los stands y las tarjetas de nombre como mínimo 5 días antes.
Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes de abrir. Comprueba cables alargadores, regletas, alfombrillas para cables, pantallas, proyectores, altavoces y micrófonos en el lugar exacto donde se utilizarán.
Cierra el registro de visitantes con tiempo para imprimir y clasificar las acreditaciones. Reserva al menos 2 horas el día anterior para ordenar credenciales, pulseras y la lista de participantes en el mostrador de registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de maquinaria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores y máquinas de demostración. La fecha y el lugar deben quedar cerrados al principio; deja las dos últimas semanas para confirmar inscripciones, imprimir materiales y hacer pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los stands?: Conviene cerrarla entre 3 y 4 semanas antes de la feria, cuando ya conozcas el número de expositores y sus necesidades. Después de ese momento, los cambios afectan a la señalización, las conexiones eléctricas y los pasillos de seguridad.
¿Cuándo se debe pedir el catering para una feria?: Pídelo al menos 10 días antes y envía las preferencias dietéticas al proveedor en cuanto se cierre el registro. Para el servicio, calcula las cantidades según el número confirmado de participantes, no según las invitaciones enviadas.
¿Cuándo preparar las acreditaciones de los visitantes?: Cierra el registro entre 2 y 3 días antes, imprime la lista y clasifica las acreditaciones el día anterior. Así puedes corregir nombres o duplicados y tener el mostrador listo antes de la llegada de los primeros visitantes.

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