Cómo organizar una feria de coleccionistas sin perder el control
Una feria de coleccionistas funciona cuando la circulación, las mesas y las inscripciones están resueltas antes de abrir. Empieza fijando fecha y horario, reserva un lugar con zona de carga y descarga y dibuja el plano de la feria. Después abre las inscripciones, asigna las mesas y confirma a cada participante. El día del evento, prepara la entrada, el cambio, las acreditaciones, las bebidas y la señalización con varias horas de margen.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y las horas
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Crear plano de la feria
2 personas
- 4
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Anunciar la feria en línea
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Asignar mesas a los participantes
2 personas
- 10
Confirmar participantes
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Reservar proveedores para catering
- 13
Definir el método de pago de la entrada
2 personas
- 14
Imprimir las tarifas de entrada
- 15
Imprimir la lista de participantes
- 16
Preparar acreditaciones
2 personas
- 17
Preparar señales de ruta
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Comprobar los materiales
2 personas
- 20
Preparar la caja y el cambio
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar las sillas
3 personas
- 26
Numerar los stands
2 personas
- 27
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 28
Montar la mesa de catering
2 personas
- 29
Colgar la decoración
2 personas
- 30
Colocar señales de ruta
2 personas
- 31
Probar la iluminación
2 personas
- 32
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 33
Preparar aperitivos
3 personas
- 34
Preparar café y té
2 personas
- 35
Recepción de participantes
4 personas
- 36
Ayudar a descargar a los expositores
4 personas
- 37
Cobrar la entrada
3 personas
- 38
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 39
Atender el punto de información
2 personas
- 40
Hacer rondas por la sala
2 personas
- 41
Servir las bebidas
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Reponer los aperitivos
2 personas
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Comprobar los baños
- 46
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 47
Cerrar la recepción
2 personas
- 48
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Seguimiento
- 49
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 50
Retirar la decoración
2 personas
- 51
Lavar la vajilla
3 personas
- 52
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 53
Recoger la basura
3 personas
- 54
Limpiar la sala
4 personas
- 55
Limpiar los baños
2 personas
- 56
Devolver los materiales
2 personas
- 57
Gestionar la fianza y las llaves
- 58
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 42
- Sillascant. 90
- Mesas de cervezacant. 6
- Mostrador de entrada
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 8
- Percheroscant. 2
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 2
- Máquina de sellado
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Altavocescant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Manteles para feriacant. 42
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Banner de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de standcant. 42
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Acumuladores de fríocant. 20
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Cucharillas para heladocant. 3
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el plano antes de asignar mesas: deja pasillos suficientemente amplios y reserva un punto claro para la entrada, el mostrador y la zona de carga. Imprime una copia para el montaje y otra para recibir a los participantes.
- Abre las inscripciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite. Pide en el formulario los datos de contacto y las preferencias dietéticas para no tener que resolverlas el día de la feria.
- Confirma a cada participante entre 5 y 7 días antes. Envía entonces el número de mesa, la hora de llegada y las condiciones de participación; muchas personas olvidan consultar estos detalles hasta el último momento.
- Prepara la entrada el día anterior: imprime las tarifas y la lista de participantes, organiza las acreditaciones y cuenta el cambio. Si aceptas pagos electrónicos, comprueba la conexión y el dispositivo antes de abrir.
- Reserva al menos 3 horas para el montaje. Enfría las bebidas con tiempo, comprueba cables, regletas, sonido y lámparas LED, y mantén libre la zona de carga para que las mesas y sillas puedan entrar sin interrupciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de coleccionistas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva primero el lugar y fija la fecha; deja las últimas 2 semanas para inscripciones, distribución de mesas, proveedores y comunicación a los participantes.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de coleccionistas?
- Ábrelas unas 3 semanas antes y mantén el formulario disponible durante 10-14 días. Confirma las plazas y asigna las mesas entre 5 y 7 días antes del evento.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de coleccionistas?
- Calcula al menos 3 horas de montaje, además del tiempo de carga y descarga. Las mesas, sillas, señalización, entrada, bebidas y equipos deben estar listos 30 minutos antes de la apertura.
- ¿Qué se suele olvidar al organizar una feria de coleccionistas?
- Lo que más suele faltar es el cambio para la caja, las acreditaciones, los carteles de ruta y los cables alargadores. Compruébalos el día anterior y prepara una caja separada para la entrada.
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