Cómo organizar una feria de bicicletas sin improvisar

Una feria de bicicletas necesita más que reunir expositores y colocar algunas mesas. Primero fija la fecha y el espacio; después confirma quién participa, distribuye los puestos y abre las inscripciones. El plano debe incluir registro, circulación, zona de carga y descarga, electricidad y demostraciones. En la última semana, cierra el programa, entrega la información a expositores y prepara acreditaciones, señalización y material técnico.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Crear plano de la feria
2 personas
3
Contactar con expositores de bicicletas
2 personas
4
Registrar expositores
2 personas
5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
6
Hacer reservas
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones online
10
Publicar promoción en redes sociales
11
Distribuir carteles
3 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Enviar información a los expositores
15
Definir el programa final
2 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Imprimir señalización
19
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
20
Reunir los materiales
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
26
Preparar la recepción de expositores
2 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Instalar aparcabicicletas
3 personas
30
Marcar los stands de los expositores
2 personas
31
Recibir a los expositores
3 personas
32
Descargar el material del stand
4 personas
33
Colocar las bicicletas de forma segura
4 personas
34
Colgar la decoración
2 personas
35
Colgar señalización
2 personas
36
Montar la mesa de registro
2 personas
37
Probar la técnica
2 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Preparar los aperitivos
3 personas
40
Comprobar los baños
41
Realizar el control de seguridad
2 personas
42
Informar al equipo en la entrada
3 personas

Evento

43
Abrir las puertas
2 personas
44
Registrar a los visitantes
3 personas
45
Repartir el programa
2 personas
46
Apoyar a los expositores
2 personas
47
Coordinar las pruebas de bicicletas
3 personas
48
Coordinar demostraciones técnicas
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Mantener libres las vías de paso
2 personas
55
Tomar fotos
56
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
57
Gestionar anuncios por megafonía
58
Anunciar a los últimos visitantes
59
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
60
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

61
Recoger el material de registro
2 personas
62
Retirar las bicicletas y los soportes
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Refrigerar los sobrantes
2 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Limpiar los sanitarios
2 personas
71
Contar los materiales
2 personas
72
Devolver los materiales
2 personas
73
Gestionar las facturas de los expositores
74
Devolver los objetos perdidos
75
Enviar mensaje de agradecimiento
76
Compartir fotos con los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 40
Mesa de registro
Taburetescant. 12
Mesas altascant. 6
Portabicicletascant. 12
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Bombas de bicicletacant. 4
Kits básicos de herramientascant. 4
Desmontadores de neumáticoscant. 8
Llaves de momentocant. 2
Soportes de montaje para bicicletascant. 4
Pantalla de presentación
Cables HDMIcant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Banners de la feriacant. 6
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 24
Portanombrescant. 40
Carteles direccionalescant. 18
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Bateríascant. 24

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el plano antes de confirmar todos los puestos. Reserva desde el principio espacio para registro, circulación, portabicicletas, demostraciones y una zona de carga y descarga claramente delimitada.
Pide a cada expositor sus necesidades técnicas al registrarse. Comprueba los puntos de electricidad y prepara cables alargadores, regletas y estaciones de carga antes del día de la feria, no durante el montaje.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes enviar a los expositores la información definitiva y calcular aperitivos, bebidas, tazas, vasos, platos y cubiertos.
Asigna los voluntarios por franjas horarias y funciones concretas. Necesitarás cobertura para el registro, la orientación de visitantes, el apoyo a expositores y el control de las zonas de carga y descarga.
Haz una prueba técnica el día anterior: portátil, tablets, impresora, terminal de pago, sonido, micrófono, pantalla y cables HDMI. Deja también localizables las bombas, kits de herramientas, desmontadores y llaves de momento para las demostraciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bicicletas?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación y expositores. Abre las inscripciones con varias semanas de margen y cierra el programa y las necesidades técnicas 7 días antes.
¿Cuándo debo enviar la información definitiva a los expositores?: Envíala entre 5 y 7 días antes de la feria. Incluye el plano, el espacio asignado, el horario de montaje, la zona de carga y descarga, los puntos de electricidad y el programa final.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Prepara las acreditaciones, imprime la señalización y reúne el material técnico al menos 24 horas antes. Comprueba también el registro, los pagos, el sonido, la pantalla y todos los cables.
¿Cuánto tiempo antes se abre el recinto?: Abre la ubicación entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. La primera parte se necesita para delimitar la carga y descarga, montar los puestos, comprobar la electricidad y resolver incidencias.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.