Cómo organizar una excursión a una cueva sin imprevistos

Una excursión a una cueva se organiza en dos partes: primero cierras plazas, guía, transporte y horarios; después preparas la seguridad y el material. Empieza por la visita guiada y la ruta, porque condicionan el número de participantes, la hora de salida y el aparcamiento. Antes de confirmar las plazas, recoge las preferencias dietéticas y los contactos de emergencia. El día anterior, revisa el tiempo, carga baterías y powerbanks, y envía de nuevo toda la información práctica.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de participantes
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Recopilar contactos de emergencia
6
Reservar entradas
7
Confirmar la guía y la visita guiada
8
Reservar el transporte y el aparcamiento
9
Comprobar la ruta hacia la cueva
10
Comprobar el pronóstico del tiempo
11
Enviar información a los participantes
12
Confirmar horarios de salida
13
Hacer la distribución de grupos
14
Ir a comprar para el catering
2 personas
15
Comprobar la caducidad del stock
16
Preparar bocadillos y snacks
3 personas
17
Enfriar las bebidas
2 personas
18
Comprobar cascos y lámparas
2 personas
19
Cargar las baterías y las powerbanks
20
Reponer el botiquín de primeros auxilios
21
Empacar las mochilas con material
3 personas
22
Volver a informar a los participantes
23
Cargar el transporte y el material
3 personas
24
Preparar el punto de encuentro
2 personas

Evento

25
Registrar la asistencia
2 personas
26
Llevar contactos de emergencia y lista de dietas
27
Dar la charla de seguridad
2 personas
28
Repartir cascos y lámparas
3 personas
29
Explicar la distribución de grupos
30
Viajar a la cueva
4 personas
31
Comprobar la ruta y el acceso
2 personas
32
Guiar al grupo por la cueva
4 personas
33
Contar a los miembros del grupo en los puntos de descanso
2 personas
34
Repartir bebidas y snacks
3 personas
35
Rellenar las bebidas
2 personas
36
Recoger cascos y lámparas
3 personas
37
Acompañar al grupo de vuelta al punto de salida
4 personas
38
Servir la cena y las bebidas
4 personas
39
Comprobar la asistencia antes de la salida
2 personas
40
Coordinar el regreso
4 personas

Seguimiento

41
Recoger basura y restos de comida
2 personas
42
Descargar el material
3 personas
43
Limpiar cascos y lámparas
2 personas
44
Secar el material usado
2 personas
45
Limpiar la vajilla y las neveras portátiles
2 personas
46
Separar el material dañado
47
Devolver el material de alquiler
2 personas
48
Guardar las compras sobrantes
49
Llevar la basura al punto de recogida

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Seguridad

Cascoscant. 24
Chalecos reflectantescant. 6
Guantes de trabajocant. 24
Ponchos impermeablescant. 24
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas aislantescant. 4
Silbatoscant. 6

Iluminación

Linternas frontalescant. 24
Faros de repuestocant. 3

Equipo

Pilas AAcant. 48
Baterías externascant. 4
Cables de cargacant. 4

Navegación

Mapas de rutacant. 6

Comunicación

Walkie-talkiescant. 4

Bolsas

Fundas impermeables para mochilascant. 24
Bolsas de almacenamiento impermeablescant. 8

Mobiliario

Mesas plegablescant. 2
Sillas plegablescant. 12

Catering

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 30
Platos reutilizablescant. 30
Cubiertos reutilizablescant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 3
Bidones plegablescant. 3

Limpieza

Papeleracant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 3

Compras

Compras

Consejos

Confirma la guía, la visita guiada y las entradas antes de enviar las invitaciones. Después fija un plazo de inscripción y conserva una lista actualizada de participantes, contactos de emergencia y preferencias dietéticas.
Calcula los horarios hacia atrás desde la hora de entrada a la cueva: añade el trayecto, el aparcamiento, el registro de asistencia y un margen de al menos 30 minutos para reunir al grupo y repartir el material.
Haz la distribución de grupos antes de salir y comunica a cada persona su grupo, guía, hora y punto de encuentro. Si hay walkie-talkies, asigna uno a cada responsable y comprueba su alcance antes de comenzar.
Revisa cascos, linternas frontales, pilas AA y faros de repuesto el día anterior. Carga las baterías externas y los cables de carga, y guarda el material electrónico en fundas impermeables para mochilas.
Prepara bocadillos y snacks después de comprobar la caducidad del stock, enfría las bebidas y separa el catering del material de seguridad. Lleva también agua suficiente y una bolsa para recoger todos los residuos al terminar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar una excursión a una cueva?: Reserva las entradas, la guía y la visita guiada en cuanto tengas una estimación de participantes, preferiblemente entre 4 y 6 semanas antes. Deja cerrados el transporte y el aparcamiento al menos 2 semanas antes.
¿Qué información hay que enviar a los participantes?: Envía entre 5 y 7 días antes la hora de salida, el punto de encuentro, la ruta, el aparcamiento, la duración prevista y el material necesario. Reenvía un recordatorio 24 horas antes con el pronóstico del tiempo y los teléfonos de contacto.
¿Cuándo se prepara el material de seguridad para una cueva?: Haz una primera comprobación 48 horas antes y otra justo al cargar el transporte. Revisa cascos, linternas, baterías, ponchos, botiquines y mantas aislantes, y coloca los repuestos en una mochila accesible.
¿Cómo se organiza la comida para una excursión a una cueva?: Cierra las necesidades dietéticas al terminar las inscripciones y compra el catering 1 o 2 días antes. Prepara los bocadillos el mismo día o la noche anterior, enfría las bebidas y utiliza neveras portátiles para mantenerlas protegidas durante el trayecto.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.