Cómo organizar un picnic de despedida sin improvisar
Un picnic de despedida funciona mejor cuando se organiza en este orden: lugar y fecha, invitados, comida, programa y montaje. Empieza cerrando la reserva y recogiendo las preferencias dietéticas antes de comprar. Después calcula las cantidades, prepara los recuerdos y revisa el pronóstico. El día del picnic, separa el transporte, el montaje y la comida para que el buffet esté listo sin retrasos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar lugar y fecha
- 2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar la reserva
- 7
Determinar el menú y las cantidades
2 personas
- 8
Preparar el programa de despedida
2 personas
- 9
Contactar a los ponentes de despedida
- 10
Recopilar recuerdos y fotos
2 personas
- 11
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Comprobar el stock y el material
2 personas
- 14
Preparar los ingredientes para sándwiches
3 personas
- 15
Preparar ensalada de pasta
2 personas
- 16
Lavar y cortar la fruta
2 personas
- 17
Preparar tartas y aperitivos
2 personas
- 18
Empaquetar por separado los platos de dieta
2 personas
- 19
Enfriar las bebidas
2 personas
- 20
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 21
Montar mesas
3 personas
- 22
Colocar sillas y manta de picnic
3 personas
- 23
Montar las carpas
4 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
- 26
Probar el sistema de sonido
Evento
- 27
Recibir a los invitados
3 personas
- 28
Repartir bebidas de bienvenida
2 personas
- 29
Abrir y servir el bufé
3 personas
- 30
Rellenar las bebidas
2 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Coordinar los discursos de despedida
- 33
Hacer circular el libro de recuerdos
- 34
Hacer una foto de grupo
2 personas
- 35
Recoger residuos y envases vacíos
2 personas
Seguimiento
- 36
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 37
Desmontar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
- 38
Desmontar mesas y sillas
3 personas
- 39
Dejar el lugar limpio
4 personas
- 40
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
- 41
Limpiar neveras portátiles y mesas
2 personas
- 42
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 43
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 44
Enviar mensaje de agradecimiento y fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 45
- Mantas de picniccant. 6
- Carpas de fiestacant. 2
- Mantelescant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 50
- Cuencos reutilizablescant. 50
- Vasos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 10
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Altavoz portátil
- Baterías externascant. 2
- Cable alargador
Cocina
- Filtros de cafécant. 50
- Hervidor de agua
- Cuchillos de cortecant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 40
- Bomba para globos
- Libro de recuerdos
- Rotuladorescant. 12
- Portafotoscant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensador de jabón de manos
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y la fecha antes de enviar invitaciones. Pide las confirmaciones con al menos 7 días de antelación y anota por separado las alergias, intolerancias y dietas especiales.
- Calcula la comida según las confirmaciones, no según el número inicial de invitados. Prepara los platos de dieta en recipientes y bandejas separados para evitar confusiones durante el servicio.
- Deja preparado el programa de despedida antes de hacer la compra. Confirma a los ponentes y reserva un bloque concreto para recuerdos, fotos y mensajes, en lugar de intentar encajarlos sobre la marcha.
- Revisa el pronóstico entre 48 y 24 horas antes. Si se prevé sol intenso o lluvia, comprueba que las carpas, mantas y mesas puedan llegar al lugar y montarse antes de que empiece el picnic.
- Organiza el montaje por zonas: mesas y sillas, mantas y carpas, decoración, buffet y bebidas. Enfría las bebidas con antelación y lleva el material en neveras, bandejas con tapa y cajas separadas para no buscar cada utensilio durante el servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un picnic de despedida?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes y fija una fecha de confirmación al menos 7 días antes. Así puedes cerrar el menú, las cantidades y las necesidades dietéticas con tiempo.
- ¿Cuánta comida se prepara para un picnic de despedida?
- Calcula las raciones a partir de las confirmaciones recibidas y añade aproximadamente un 10 % de margen para imprevistos. Separa las raciones especiales antes de colocar el buffet para que no se mezclen con el resto.
- ¿Con cuánta antelación se prepara un picnic de despedida?
- Haz la compra y prepara los elementos que aguanten bien el día anterior. El mismo día, enfría las bebidas, monta las mesas, carpas y decoración, y deja el buffet listo antes de la llegada de los invitados.
- ¿Qué hacer si llueve durante un picnic de despedida?
- Comprueba el pronóstico entre 48 y 24 horas antes y decide entonces si las carpas ofrecen cobertura suficiente o si necesitas cambiar el plan. Comunica la decisión a los invitados antes de salir y protege la comida en bandejas con tapa.
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