Cómo organizar un mercadillo sin perder el control
Organizar un mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero necesitas confirmar el lugar y el permiso, definir las condiciones de venta y reunir a los expositores. Después se cierra la distribución de los puestos, se comunica toda la información y se prepara el montaje, los cobros y la zona de catering. La mayoría de problemas aparecen cuando faltan instrucciones para los vendedores, cambio en efectivo o un plan para la lluvia.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar el permiso de mercado
- 3
Redactar las condiciones de venta
- 4
Buscar expositores
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Fijar los soportes de los puestos
- 8
Enviar información a los expositores
- 9
Hacer la distribución del mercado
2 personas
- 10
Reservar mesas y carpas
- 11
Publicar la promoción en línea
- 12
Publicar información de estacionamiento
- 13
Planificar la mesa de venta para hostelería
- 14
Imprimir la lista de expositores
- 15
Hacer carteles y flechas de ruta
2 personas
- 16
Comprar suministros de consumo
2 personas
- 17
Preparar cambio en efectivo
- 18
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 19
Recordar a los expositores
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Montar tiendas
4 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
2 personas
- 25
Montar el punto de catering
2 personas
- 26
Colgar señalización
2 personas
- 27
Preparar la caja y el terminal de pago
2 personas
- 28
Recibir a los expositores
3 personas
- 29
Asignar a los expositores su mesa
2 personas
- 30
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas
Evento
- 31
Abrir las puertas y la entrada
2 personas
- 32
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 33
Atender el punto de información
- 34
Atender el punto de catering
2 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
- 38
Mantener libres las vías de paso
- 39
Informar a los expositores sobre el cierre
- 40
Cerrar la venta y la entrada
2 personas
Seguimiento
- 41
Dejar que los expositores descarguen
3 personas
- 42
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 43
Desmontar las tiendas
4 personas
- 44
Limpiar la vajilla y el equipo
2 personas
- 45
Limpiar el lugar
3 personas
- 46
Retirar los residuos
2 personas
- 47
Clasificar los objetos perdidos
- 48
Cerrar la caja y la gestión de pagos con tarjeta
- 49
Devolver los materiales
2 personas
- 50
Retirar el material promocional
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de mercadocant. 24
- Sillas plegablescant. 30
- Percheroscant. 8
- Mantelescant. 24
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Máquina de sellado
- Caja registradora
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Linternas recargablescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Cucharillascant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de servircant. 4
- Cucharillas para heladocant. 2
Decoración
- Carteles de bienvenidacant. 2
- Carteles con números de puestocant. 30
- Flechas de rutacant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 100
- Tiza para aceracant. 2
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Juego de fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Botellas de spray para manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, el permiso y las condiciones de venta antes de invitar a los expositores. Si cambias las reglas después, tendrás que corregir inscripciones y mensajes ya enviados.
- Envía a cada expositor la hora de llegada, el número de puesto, las medidas disponibles, la información de estacionamiento y qué debe traer. Haz un recordatorio entre 48 y 72 horas antes.
- Dibuja la distribución antes de reservar mesas y carpas: deja pasillos claros, coloca carteles con números de puesto y marca la ruta con flechas desde la entrada hasta la salida.
- Prepara los cobros con antelación. Comprueba la caja registradora y el dinero para cambio al menos un día antes, y separa la venta de hostelería para que no se mezcle con los pagos de los puestos.
- Consulta el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes y revisa carpas, iluminación, alargadores y regletas. El día del mercadillo, monta primero las carpas y mesas, y después la señalización y el punto de catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas buscar expositores, reservar carpas y tramitar un permiso. Deja cerradas las inscripciones y la distribución de puestos al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?
- Envía las instrucciones completas en cuanto se confirme su inscripción, idealmente 2 semanas antes. Manda un recordatorio final entre 48 y 72 horas antes con el horario de montaje, el número de puesto y el estacionamiento.
- ¿Cuánto espacio hay que dejar entre los puestos de un mercadillo?
- Deja pasillos suficientemente amplios para que circulen varias personas y para que puedan pasar carritos o equipos de montaje. Define la distribución sobre un plano antes de colocar las mesas y comprueba el recorrido completo durante el montaje.
- ¿Cuándo se prepara la zona de catering?
- Monta el punto de catering después de instalar carpas, mesas y sillas, y antes de abrir el recinto. Enfría las bebidas y coloca tazas, vasos, bandejas y equipos de café el mismo día, con tiempo para revisar que todo funciona.
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