Cómo organizar un mercadillo sin dejar cabos sueltos
Organizar un mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, confirma permisos y seguro, y redacta unas normas claras para quienes venden. Después abre las inscripciones, asigna los puestos y comunica a cada participante dónde debe instalarse. El día del evento, la entrada, el plano, los cobros y el montaje deben estar resueltos antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar los permisos necesarios
- 3
Comprobar los datos del seguro
- 4
Redactar las normas de venta
2 personas
- 5
Crear el formulario de participantes
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la promoción en línea
- 8
Colgar carteles
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Asignar las mesas de venta
2 personas
- 11
Enviar confirmación a los participantes
- 12
Crear lista de contactos de asistentes
- 13
Determinar ruta y entrada
2 personas
- 14
Crear un plano del mercado
2 personas
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Conseguir cambio en efectivo
- 18
Reunir los materiales
3 personas
- 19
Preparar las etiquetas de precios
2 personas
Evento
- 20
Preparar la caja y el registro
2 personas
- 21
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 23
Montar las carpas
4 personas
- 24
Conectar la iluminación
2 personas
- 25
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 26
Marcar los puestos de venta
2 personas
- 27
Montar el punto de café
2 personas
- 28
Enfriar bebidas
2 personas
- 29
Comprobar los puntos de venta
3 personas
- 30
Recepción de participantes
3 personas
- 31
Indicar a los participantes sus lugares
3 personas
- 32
Explicar las normas de venta
2 personas
- 33
Atender la caja
2 personas
- 34
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 38
Comprobar el papel higiénico
- 39
Informar a los visitantes sobre el cierre
- 40
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
- 41
Despejar los puntos de venta
4 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 43
Desmontar las carpas
4 personas
- 44
Recoger la basura
3 personas
- 45
Limpiar el recinto
3 personas
- 46
Lavar la vajilla
2 personas
- 47
Guardar los materiales secos y ordenados
3 personas
- 48
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 49
Retirar los carteles
2 personas
- 50
Guardar de forma segura la recaudación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 12
- Sillascant. 30
- Percheroscant. 6
- Mesas altascant. 4
- Mesas con bancoscant. 4
- Papeleracant. 8
Equipo
- Cajas de caudalescant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Lámparas recargablescant. 8
- Walkie-talkiescant. 4
- Calculadorascant. 2
- Portapapelescant. 6
- Conoscant. 12
- Cinta de balizamientocant. 3
- Cinta métricacant. 2
- Martillocant. 2
- Destornilladorescant. 2
- Bridascant. 100
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Termoscant. 4
- Bandejascant. 4
Cocina
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Carteles direccionalescant. 10
- Etiquetas de preciocant. 300
- Mantelescant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Rotuladorescant. 12
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobillacant. 3
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de anunciar nada. Comprueba también el seguro y guarda los datos de contacto de la persona responsable del lugar.
- Define por escrito qué se puede vender, los horarios de montaje y desmontaje, las medidas de cada puesto y las condiciones de cancelación. Envía estas normas junto con el formulario de inscripción.
- No esperes a las últimas 48 horas para distribuir los puestos. Haz un plano con la entrada, la ruta de circulación, las mesas asignadas y las zonas de descanso; envíalo con la confirmación de participación.
- Prepara los cobros con antelación: lleva cajas de efectivo, calculadoras y datáfonos, y consigue cambio suficiente antes de abrir. Si se usan equipos eléctricos, prueba cables, regletas e iluminación durante el montaje.
- Comprueba la previsión del tiempo entre 24 y 48 horas antes y define quién decide los cambios. Si hay carpas, asegúralas con bridas y revisa el recinto con conos y cinta de balizamiento antes de recibir a los vendedores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas permisos, seguro e inscripciones. Reserva la última semana para confirmar participantes, cerrar el plano, revisar el tiempo y comunicar cualquier cambio.
- ¿Cuándo debo enviar la confirmación a los participantes?
- Envíala como mínimo 7 días antes del mercadillo, cuando ya estén asignadas las mesas. Incluye la hora de llegada, el número o ubicación del puesto, la entrada y las normas de montaje.
- ¿Cuánto cambio en efectivo necesito para un mercadillo?
- Calcula el cambio según el número de vendedores y el precio habitual de los productos, y prepara varias denominaciones antes del día del evento. Como referencia operativa, deja al menos 20 billetes y monedas de baja cuantía para la caja común y sepáralos del dinero recaudado.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?
- Reserva al menos 2 horas para colocar puestos, mesas, sillas, carpas, señalización e iluminación. Haz una inspección final 30 minutos antes de abrir para comprobar la ruta, los cables, las entradas y las zonas de paso.
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