Checklist para organizar una noche de preguntas sin olvidos
Una noche de preguntas necesita más que preparar unas rondas y reunir a los equipos. Hay que cerrar la fecha y el lugar, controlar las inscripciones, comprobar respuestas y puntuaciones, y dejar lista la parte técnica. El día del evento, reserva tiempo para ventilar la sala, montar las mesas, probar el proyector y el sonido, y preparar la recepción. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y detectar lo que suele quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Preparar rondas de preguntas
2 personas
Comprobar las respuestas y la puntuación
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear los equipos y la distribución de las mesas
Confirmar las reservas
Terminar los archivos del quiz
2 personas
Imprimir los formularios de respuesta
Comprobar precios y materiales
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar la sala
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa del quiz
2 personas
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
Probar el sonido y la presentación
2 personas
Preparar los formularios de respuesta
Exponer los premios
Preparar café y té
2 personas
Montar el buffet y los snacks
3 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar rondas de preguntas
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar el resultado final
Entregar premios
2 personas
Agradecer a los participantes
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
Compartir fotos y resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de recepción
- Mesa de quiz
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cable HDMI
- Baterías de repuestocant. 2
Decoración
- Mantelcant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portalápicescant. 8
Catering
- Hojas de respuestacant. 400
- Bolígrafoscant. 70
- Premioscant. 3
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y las reservas antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar una hora y una dirección definitivas y evitar cambios cuando ya haya inscripciones.
- Prepara las rondas con varios días de margen y comprueba dos veces las respuestas y la puntuación. Una errata en una pregunta o en la plantilla de resultados puede ralentizar toda la noche.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y calcula la comida y la bebida según el número confirmado. Enfría las bebidas con antelación y deja preparados los aperitivos antes de abrir la sala.
- Haz una prueba técnica completa al menos 60 minutos antes de empezar: portátil, proyector, pantalla, altavoz, micrófono, cable HDMI, regletas y alargadores. Ten baterías de repuesto a mano.
- Prepara la recepción antes de que llegue el primer equipo: mesa, tarjetas de nombre, bolígrafos y hojas de respuesta. Coloca también los premios y deja el café y el té listos para servir sin interrumpir el quiz.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de preguntas?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, reservas e invitaciones. Deja terminadas las preguntas, respuestas, puntuaciones y archivos del quiz al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz la prueba completa 60 minutos antes de la llegada de los participantes. Comprueba también el cable HDMI, las regletas, los alargadores, el micrófono y las baterías de repuesto.
- ¿Cuántas hojas de respuesta y bolígrafos necesito?
- Prepara al menos una hoja de respuesta y un bolígrafo por equipo para cada ronda, más un pequeño margen de 10 % para errores o pérdidas. Lleva copias adicionales a la mesa del quiz.
- ¿Qué hay que preparar justo antes de abrir la sala?
- Ventila la sala, coloca mesas y sillas, monta la mesa del quiz y la recepción, y prepara el buffet. Intenta terminar estas tareas 30 minutos antes de empezar para poder atender a los participantes.
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