Checklist para organizar una noche de networking
Una noche de networking necesita más que invitaciones y bebidas: hay que coordinar el registro, el programa, la sala y los tiempos de montaje. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que las acreditaciones estén listas, el equipo funcione y los invitados sepan adónde ir desde la entrada. Empieza por confirmar el lugar y la fecha, y termina con una revisión completa antes de abrir las puertas. Reserva también tiempo para recoger preferencias dietéticas y probar sonido e iluminación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el programa y el horario
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de inscripción y las acreditaciones
Planificar entregas y compras
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar el mobiliario
4 personas
Montar mesas y mesas altas
3 personas
Colocar mesas y asientos
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
Recibir y registrar a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Anunciar las partes del programa
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar y guardar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar gastos y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 35
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cuencoscant. 12
- Cucharones de servircant. 10
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Taburetes de barcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Estaciones de cargacant. 2
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 60
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Carteles de flechascant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de mesacant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Abrebotellascant. 3
- Cubiterascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregaderoscant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el lugar y la fecha antes de enviar las invitaciones. Define el horario completo con al menos 2 semanas de antelación para poder gestionar las inscripciones y ajustar compras.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Imprime entonces la lista de asistentes, las acreditaciones y las tarjetas de nombre, dejando algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora.
- Planifica las compras según el número final de inscritos y enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes de la recepción. Comprueba que haya vasos para agua, copas, platos, cubiertos y utensilios de servicio en el bufé y la barra.
- Empieza el montaje de mesas, mesas altas, sillas, registro, bufé y barra al menos 3 horas antes de la llegada. Coloca también el cartel de bienvenida, las señales de dirección y los percheros para evitar atascos en la entrada.
- Haz una prueba de micrófonos, altavoces, cables, regletas e iluminación 60 minutos antes de abrir. Después, reúne al equipo de recepción durante 15 minutos para explicar el registro, las bebidas de bienvenida y los momentos del programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de networking?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar el lugar, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Cierra los datos de asistentes y dietas entre 3 y 5 días antes del evento.
- ¿Cuándo se monta una noche de networking?
- Reserva al menos 3 horas para montar mobiliario, registro, bufé, barra y decoración. Haz la prueba de sonido e iluminación 60 minutos antes de que lleguen los invitados.
- ¿Cuándo hay que preparar las acreditaciones y tarjetas de nombre?
- Imprime la lista de inscripción, las acreditaciones y las tarjetas de nombre entre 1 y 2 días antes, cuando los datos estén casi cerrados. Lleva algunas tarjetas en blanco para incorporar cambios el mismo día.
- ¿Cuántas bebidas hay que calcular para una noche de networking?
- Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el total a la duración y al tipo de programa. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y separa las opciones de bienvenida, agua, café y té.
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