Checklist para organizar tu fiesta de verano
Una fiesta de verano se disfruta más cuando la preparación está cerrada antes de que lleguen los invitados. Esta checklist reúne el orden de trabajo: reservar el lugar, confirmar asistentes, comprar, preparar la comida y montar las zonas de barbacoa, buffet y bebidas. También contempla lo que suele fallar a última hora, como enfriar las bebidas, asegurar los alargadores y preparar un plan para la lluvia. Úsala para repartir las 54 tareas y comprobar los 33 artículos del plan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar el lugar
Fijar la fecha y las horas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Marinar la carne
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar salsas y ensaladas
2 personas
Crear lista de reproducción
Inspeccionar la ubicación y el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bar y el bufé
3 personas
Colocar la barbacoa de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la música
2 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Disponer comida y aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Preparar platos de barbacoa
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir café y té
2 personas
Comprobar la música y la iluminación
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
Dejar enfriar la barbacoa
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Barbacoacant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Alicates grandescant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 5
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Cepillos y recogedorescant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y el horario antes de enviar las invitaciones. Pide las confirmaciones con al menos 7 días de margen y anota las preferencias alimentarias en la misma lista.
- Revisa el pronóstico 48 horas antes y decide entonces qué harás si llueve. Comprueba que las carpas caben en el espacio y que hay una zona cubierta para el buffet y las bebidas.
- Haz la compra entre 1 y 2 días antes. Enfría las bebidas con varias horas de antelación; deja la carne marinada y las verduras lavadas y cortadas antes de empezar a montar.
- Distribuye el espacio en cuatro zonas: comida, bebidas, mesas y barbacoa. Coloca la barbacoa lejos de carpas, guirnaldas y zonas de paso, y prueba los altavoces, alargadores y regletas antes de que lleguen los invitados.
- Monta primero las carpas, mesas y sillas; después coloca el buffet, el bar, la iluminación y la decoración. Reserva platos, vasos, cubiertos, bandejas y pinzas para el servicio, y deja cubos y fregonas accesibles para los derrames.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de verano?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para confirmar el lugar, fijar el horario y enviar las invitaciones. Deja la compra y la preparación de los alimentos para los 1 o 2 días previos.
- ¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para una fiesta de verano?
- Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. El plan para mal tiempo debe estar decidido antes de montar las carpas y el buffet.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una fiesta de verano?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de 1 por persona por cada hora adicional. Enfríalas varias horas antes y reserva una nevera portátil para mantenerlas separadas de la comida.
- ¿Cuándo debo preparar la comida de una barbacoa?
- Marina la carne y prepara salsas y ensaladas el día anterior si es posible. Lava y corta las verduras con antelación, pero mantén los alimentos refrigerados hasta poco antes de encender la barbacoa.
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