Checklist para organizar una comida del pueblo

Una comida del pueblo necesita más que un menú y una fecha. Hay que cerrar el lugar, controlar las inscripciones, calcular las raciones y coordinar cocina, mesas, sillas y vajilla. Empieza por confirmar la ubicación y el número previsto de asistentes; después organiza compras y preparaciones según lo que pueda conservarse. Esta checklist reúne las tareas necesarias para llegar al día del evento con los alimentos, el material y la información de cada comensal controlados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Contactar a los proveedores
2 personas
Reservar la cocina
Reservar mesas y sillas
Revisar refrigeradores
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
Calcular las porciones de comida
2 personas
Elaborar un resumen de alérgenos
Hacer menús
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Lavar y cortar las verduras
4 personas
Preparar sopas y salsas
3 personas
Marinar la carne
2 personas
Preparar platos vegetarianos
3 personas
Porcionar postres
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar la vajilla
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Comprobar el pronóstico del tiempo
Instruir al equipo de cocina
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Instalar el equipo de cocina
3 personas
Limpiar las encimeras
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Poner la mesa
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar platos fríos
3 personas
Preparar platos calientes
5 personas
Separar las porciones vegetarianas
2 personas
Colocar carteles de alérgenos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir la comida
6 personas
Reponer el bufé
3 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Controlar el lavado de platos
4 personas
Servir el postre
3 personas
Servir café después de la comida
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la comida y las bebidas
4 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
Gestionar los alimentos sobrantes
2 personas
Devolver las llaves del recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 90
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos hondoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedorescant. 110
Cuchilloscant. 110
Cucharascant. 110
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Sartenescant. 8
Sartenes para asarcant. 4
Fuentes para hornocant. 8
Coladorescant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Cucharonescant. 8
Virutas de espumacant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 8
Placas de induccióncant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz Bluetooth
Micrófono inalámbrico

Decoración

Mantelescant. 14
Porta-servilletascant. 12
Arreglos floralescant. 12
Guirnaldascant. 8
Cartel del menúcant. 2
Tarjetas de nombrecant. 100

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Cubetas para lavarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y las inscripciones antes de calcular la comida. Revisa la lista definitiva de invitados al menos 3 días antes para ajustar las raciones y detectar cambios de última hora.
Recoge las preferencias dietéticas y las alergias durante la inscripción, no al llegar. Prepara un resumen de alérgenos y coloca menús o tarjetas identificativas para que cada persona sepa qué puede comer.
Divide la compra en dos momentos: provisiones no perecederas con antelación y productos frescos cerca del evento. Comprueba refrigeradores, verduras y bebidas antes de empezar a cocinar.
Calcula las cantidades con la lista final de invitados y separa las preparaciones que pueden adelantarse, como sopas, salsas, marinados y postres. Los platos vegetarianos requieren una preparación y una fuente diferenciadas.
Comprueba mesas, sillas, carpas, percheros, vajilla y utensilios antes del montaje. Hazlo como mínimo el día anterior: descubrir que faltan cucharones, bandejas o platos hondos durante el servicio complica toda la comida.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados para una comida del pueblo?: Ciérrala entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes calcular las raciones, preparar el resumen de alérgenos y ajustar la compra sin depender de estimaciones.
¿Cuánta comida hay que calcular por persona?: Calcula las raciones a partir de la lista definitiva de invitados y añade aproximadamente un 10 % de margen para cubrir repeticiones o pequeñas variaciones. Separa ese margen por platos, especialmente en las opciones vegetarianas.
¿Cuándo hay que preparar la comida?: Compra los productos frescos entre 1 y 2 días antes, lava y corta las verduras con antelación y prepara sopas, salsas o marinados el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de servirlas.
¿Cuándo hay que revisar las mesas y la vajilla?: Haz una primera comprobación 2 días antes y una revisión final el día anterior. Cuenta platos, vasos, copas, cubiertos, bandejas y utensilios de cocina según el número confirmado de invitados.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.