Checklist para organizar una cena de networking sin olvidos
Una cena de networking necesita más coordinación que una cena normal: debes controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas y la distribución de las mesas antes de comprar o montar nada. Empieza reservando el lugar y cerrando el catering; después envía las invitaciones y confirma quién asistirá. En los días previos, revisa entregas, bebidas, vajilla y tarjetas de nombre. El día del evento, deja al menos dos horas para montar mesas, buffet, café y señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Cerrar acuerdos de catering
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Organizar la disposición de las mesas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir menús
Comprobar las entregas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Preparar frutas y verduras
3 personas
Porcionar postres
2 personas
Preparar ropa y materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Comprobar el bufé y los baños
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Atender el cóctel de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
2 personas
Ayudar con la despedida y el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazones para sopacant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchillos de cenacant. 70
- Tenedores de cenacant. 70
- Cucharillas de postrecant. 70
- Cucharillas de cafécant. 70
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Sacacorchoscant. 3
- Abrebotellascant. 3
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Servilletascant. 100
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartas del menúcant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Números de mesacant. 8
Iluminación
- Luces decorativascant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número de asistentes entre 5 y 7 días antes para ajustar el catering, las tarjetas de nombre, los menús y la vajilla sin trabajar con estimaciones.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y pásalas al catering al menos 72 horas antes. Lleva la lista final impresa para comprobar cada plato durante el servicio.
- Reserva 2 horas para el montaje: coloca primero las mesas rectangulares y las sillas, después el buffet, la vajilla, los cubiertos y las tarjetas con nombres.
- Enfría las bebidas con tiempo y prepara un punto de café separado del buffet. Comprueba que las máquinas de café, las teteras, los alargadores y las neveras portátiles estén disponibles antes de abrir el lugar.
- Haz una comprobación de entregas y compras el mismo día en que llegan. Refrigera los productos frescos, prepara frutas y verduras y porciona los postres antes de que empiece el montaje final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena de networking?
- Reserva el lugar y confirma el catering con al menos 3 semanas de antelación. Envía las invitaciones entre 2 y 3 semanas antes y cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuándo debo pedir las preferencias dietéticas?
- Pídelas en el formulario de inscripción, no después de confirmar la asistencia. Entrega el resumen definitivo al catering como mínimo 72 horas antes de la cena.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar una cena de networking?
- Calcula 2 horas para un montaje normal: mesas, sillas, buffet, vajilla, bebidas, café, decoración y tarjetas de nombre. Añade 30 minutos si el lugar requiere descargar muchas cajas o mover mobiliario.
- ¿Qué debo comprobar el día de la cena?
- Comprueba las entregas, los productos frescos, las bebidas frías, la vajilla, los cubiertos, los menús y las tarjetas de nombre. Haz esta revisión al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados.
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