Checklist para organizar un quiz deportivo

Un quiz deportivo necesita más preparación que escribir unas cuantas preguntas. Primero fija la fecha, el lugar y el formato; después prepara las categorías, verifica las respuestas y organiza los equipos. En los últimos días tendrás que cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, presentación, puntuación y premios. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto y a detectar a tiempo los problemas técnicos, el material que falta y lo que suele dejarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
Definir el formato del concurso
2 personas
Elegir categorías deportivas
2 personas
Escribir preguntas del quiz
3 personas
Comprobar las respuestas y las fuentes
2 personas
Preparar la ronda final
2 personas
Hacer formularios de respuesta
Preparar las hojas de puntuación
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del equipo
Enviar información a los participantes
Reservar el lugar
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Crear la presentación del quiz
2 personas
Probar la presentación técnica
2 personas
Preparar los premios

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Preparar el material del quiz
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la entrada y el registro
2 personas
Recibir al equipo del quiz
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar las rondas del quiz
2 personas
Recoger respuestas
2 personas
Revisar respuestas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos y snacks
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas

Seguimiento

Recopilar el material del quiz
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar la comida de catering sobrante
2 personas
Devolver las llaves y el equipo
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesa de registro
Mesa de presentación
Papeleracant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Botones de respuestacant. 4
Temporizadorcant. 2
Calculadorascant. 4

Vajilla

Vasoscant. 70
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 70
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 20
Cucharascant. 60
Bandejas de servircant. 8
Jarras de servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cucharones de servircant. 6

Decoración

Mantelescant. 8
Tarjetas de equipocant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Portalápicescant. 12
Pósteres deportivoscant. 12
Premioscant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Cubo de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Escobacant. 2
Recogedores de basuracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las preguntas y sus fuentes al menos 7 días antes. Reserva tiempo para revisar nombres, resultados y estadísticas: una respuesta dudosa puede generar discusiones durante el quiz.
Haz una prueba técnica completa 24 horas antes. Abre la presentación en el portátil, conecta proyector, pantalla, altavoces y micrófono, y comprueba que los cables alargadores y las regletas llegan a cada punto.
No esperes al mismo día para formar los equipos. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con 3 días de margen; así puedes distribuir a los participantes y enviarles la información sin cambios de última hora.
Prepara una hoja de puntuación por equipo y varias calculadoras para la corrección. Guarda también copias impresas de las preguntas y de la ronda final por si falla el proyector o el portátil.
Calcula el montaje con tiempo: llega al menos 90 minutos antes para colocar mesas, sillas, la mesa de registro y la mesa de presentación. Deja vasos, tazas, platos y cubiertos listos antes de que empiece la primera ronda.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar un quiz deportivo?: Empieza al menos 3 semanas antes para fijar fecha, lugar y formato, escribir las preguntas y gestionar las inscripciones. Deja la revisión final de preguntas, la presentación y los premios para la última semana.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un quiz deportivo?: Envíalas entre 2 y 3 semanas antes del evento. Pide una confirmación como máximo 3 días antes para poder formar los equipos, recoger preferencias dietéticas y enviar la información definitiva.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el proyector y el sonido?: Haz una prueba completa el día anterior y repítela al menos 90 minutos antes de recibir a los participantes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables y regletas.
¿Cuánto dura el montaje de un quiz deportivo?: Reserva como mínimo 90 minutos para abrir el lugar, colocar mesas y sillas, montar la presentación, conectar el sonido y preparar el registro. Si el equipo técnico es nuevo para ti, añade otros 30 minutos.

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