Checklist para organizar un picnic teatral
Un picnic teatral combina una comida al aire libre con una actuación, por lo que hay que coordinar reservas, permisos, invitados y montaje. Empieza por asegurar el lugar y confirmar la compañía teatral; después organiza las inscripciones, las preferencias dietéticas y el plan para lluvia. En los últimos días, revisa el pronóstico, compra los productos frescos, enfría las bebidas y prepara los paquetes de picnic. El día del evento, distribuye el material por zonas y comprueba sonido, iluminación, mesas y mantas antes de recibir a los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar la actuación teatral
Comprobar permisos
Confirmar las reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
Pedir material de alquiler
Imprimir programa y horarios
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar paquetes de picnic
4 personas
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
Ordenar los materiales por zona
3 personas
Evento
Inspeccionar el lugar
2 personas
Comprobar la entrega
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Extender las mantas de picnic
3 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colocar programas y señalización
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Montar los puntos de bebidas
2 personas
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir los paquetes de picnic
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Coordinar el programa de teatro
2 personas
Anunciar el descanso
Ajustar la iluminación durante la representación
Vigilar el nivel de sonido
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Empaquetar los alimentos de forma segura
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la iluminación y la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los materiales limpios y secos
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mantas de picniccant. 20
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 100
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Dispensadores de aguacant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cestas de pancant. 8
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
Iluminación
- Faroles LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el lugar, la actuación y los permisos con varias semanas de antelación. Sin esa confirmación, no cierres el programa ni envíes las invitaciones definitivas.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes y usa la lista actualizada para separar las comidas con requisitos dietéticos. Empaquetarlas por separado evita servir por error el menú equivocado.
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y deja preparado un plan alternativo para la lluvia. Comunica a los invitados cualquier cambio como máximo la noche anterior.
- Enfría las bebidas la víspera y prepara los paquetes de picnic el mismo día o con un máximo de 24 horas de antelación, según los productos frescos. Mantén por separado la comida que necesite una dieta específica.
- Ordena mesas, sillas, mantas, sonido, iluminación y catering por zonas antes de empezar el montaje. Reserva al menos 90 minutos para colocar el espacio y comprobar altavoces, micrófonos, cables y programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic teatral?
- Reserva el lugar y confirma la actuación entre 4 y 8 semanas antes. Comprueba permisos, alquileres e invitaciones durante las semanas siguientes y cierra las inscripciones unos 5-7 días antes.
- ¿Cuándo hay que preparar la comida de un picnic teatral?
- Haz la compra de productos no perecederos entre 2 y 3 días antes. Compra los frescos y prepara los paquetes el mismo día o la víspera, y enfría las bebidas al menos 12 horas antes.
- ¿Qué hacer si llueve el día del picnic teatral?
- Define un plan alternativo al menos 48 horas antes, revisando el pronóstico. Comunica la decisión a los invitados la noche anterior o, si el tiempo cambia de forma repentina, como mínimo 3 horas antes de comenzar.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un picnic teatral?
- Calcula unos 90 minutos para colocar mesas, sillas, mantas, catering, decoración e iluminación. Añade otros 30 minutos para revisar el sonido, los micrófonos, los cables y el programa antes de la llegada del público.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!