Checklist para organizar un intercambio de plantas
Un intercambio de plantas necesita más organización que juntar unas cuantas macetas. Hay que definir las reglas, controlar las inscripciones y registrar lo que trae cada participante para que el intercambio sea claro y equilibrado. Esta checklist reúne las 44 tareas y 47 materiales del plan, desde reservar el lugar hasta montar las mesas, preparar las etiquetas y recibir a los participantes. Sigue el orden para no dejar la señalización, las bebidas o las tarjetas para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Establecer las reglas de intercambio
2 personas
Crear invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Contactar a los proveedores
Colocar la promoción
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Preparar las etiquetas de las plantas
2 personas
Preparar las tarjetas de intercambio
Reunir los materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar las zonas de intercambio
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar las etiquetas de plantas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar las plantas traídas
3 personas
Comprobar las plantas
2 personas
Exponer las plantas
4 personas
Explicar las reglas del intercambio
Coordinar el proceso de intercambio
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Anunciar la última ronda de intercambio
Distribuir las plantas sobrantes
3 personas
Devolver las plantas
3 personas
Seguimiento
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 30
- Mostrador de recepción
- Taburetes plegablescant. 4
- Mesas para plantascant. 4
- Estanterías para plantascant. 4
- Carro de transporte
Equipo
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Micrófono de mano
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Cuencoscant. 8
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Mantelescant. 10
- Pósters de plantascant. 8
- Guirnaldas de papelcant. 6
- Jarronescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Catering
- Pizarrascant. 6
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 40
- Bandejas para plantascant. 80
- Macetas de cultivocant. 100
- Etiquetas para plantascant. 150
- Rotuladores permanentescant. 20
- Cartas de intercambiocant. 150
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 6
- Papel de impresión A4
- Paneles informativoscant. 6
- Puertos de cargacant. 2
- Compras
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Define las reglas del intercambio antes de enviar las invitaciones: indica cuántas plantas puede traer cada persona, en qué estado deben estar y cómo se asignarán los turnos o créditos.
- Cierra las inscripciones con al menos 5 días de antelación. Así puedes imprimir la lista de participantes, revisar sus preferencias dietéticas y calcular café, agua, vasos y comida.
- Prepara las etiquetas de las plantas y las tarjetas de intercambio el día anterior. Incluye como mínimo el nombre de la planta, sus cuidados básicos y el nombre de quien la trae.
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la apertura para montar las mesas, las estanterías, la recepción, la señalización y las zonas de intercambio. Comprueba también que las regletas y los cables lleguen a la cafetera y al hervidor.
- En la recepción, registra cada planta antes de colocarla en su zona. Ten preparadas las pizarras, los soportes para tarjetas de nombre y una lista impresa para resolver rápidamente dudas sobre participantes o intercambios.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un intercambio de plantas?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes del intercambio y fija el cierre de inscripciones al menos 5 días antes. Ese margen permite confirmar asistentes, recopilar preferencias dietéticas y preparar etiquetas y tarjetas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un intercambio de plantas?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de que lleguen los participantes. El montaje incluye mesas, sillas, estanterías, recepción, zonas de intercambio, café, bebidas, decoración y señalización.
- ¿Qué debe incluir la etiqueta de una planta en un intercambio?
- Incluye el nombre de la planta, sus necesidades básicas de luz y riego y, si es posible, una indicación sobre su tamaño o estado. Prepara las etiquetas el día anterior y registra cada planta al recibirla.
- ¿Cuántas bebidas hacen falta para un intercambio de plantas?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua aparte. Enfría las bebidas antes de abrir el lugar y coloca jarras de agua, vasos reutilizables, termos y tazas de café en un punto claramente señalizado.
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