Día de reflexión: checklist para organizarlo sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Así podrás explicar horarios, dinámicas y necesidades de asistencia desde el principio, y dejar al menos 7 días para recibir inscripciones y preferencias dietéticas.
• Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes con la hora de llegada, la ubicación de la sala y cualquier indicación sobre comida o materiales personales. Lleva además una lista actualizada de participantes para la recepción.
• Prepara las preguntas de reflexión y los materiales con varios días de margen. Cuenta un cuaderno y un bolígrafo por persona, y añade algunas unidades de reserva para evitar quedarte corto si se incorpora alguien a última hora.
• Haz la prueba técnica el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoz, micrófono, cables alargadores y regletas. Reproduce el contenido completo durante al menos 15 minutos, porque los fallos suelen aparecer al cambiar de conexión o de archivo.
• Enfría las bebidas y termina la preparación de la comida antes de la llegada del grupo. Deja colocadas las sillas, mesas y zonas de reflexión, y reserva al menos 30 minutos previos para montar la mesa de recepción y revisar la sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de reflexión?

Empieza a reservar la sala y a establecer el programa entre 3 y 4 semanas antes. Envía las invitaciones al menos 14 días antes y cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para ajustar comida, sillas y materiales.

¿Cuándo debo enviar el recordatorio del Día de reflexión?

Envíalo entre 48 y 72 horas antes del encuentro. Incluye la hora de llegada, el programa resumido y cualquier información necesaria para quienes hayan indicado preferencias dietéticas.

¿Cuánto material de reflexión necesito por participante?

Prepara un cuaderno y un bolígrafo por persona, además de las preguntas impresas. Añade un 10 % de unidades de reserva y comprueba que haya suficientes pizarras de hojas, rotuladores, cojines y esterillas para cada dinámica.

¿Cuánto tiempo antes debo preparar la sala?

Reserva al menos 90 minutos para colocar sillas, montar mesas, preparar las zonas de reflexión y organizar la recepción. Haz la prueba de técnica el día anterior y realiza una comprobación final 30 minutos antes de recibir al grupo.