Checklist para el cumpleaños del equipo
Organizar el cumpleaños del equipo resulta más sencillo cuando las decisiones tienen un orden claro. Empieza por confirmar asistentes, preferencias alimentarias, lugar y horario; después cierra compras, tarta y materiales. El día del evento, reserva tiempo para enfriar bebidas, montar el bufé, probar el sonido y preparar la recepción. Esta checklist reúne 42 tareas y 34 artículos para que no tengas que improvisar cuando lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa y los horarios
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar las compras
Recoger la tarta
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
2 personas
Montar el buffet
2 personas
Montar la barra
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la música
Probar luces y corriente
2 personas
Reponer los servicios de baño
Colocar puntos de recogida de basura
Preparar la mesa de recepción
Evento
Recibir a los invitados
2 personas
Registrar la asistencia
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
2 personas
Controlar la música
Retirar la basura y las botellas vacías
Despedir a los últimos invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar la comida y la bebida
2 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Llevar la basura
Apagar el equipo
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los artículos sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 35
- Mesas altascant. 3
- Mesa del bufé
- Fundas para ropacant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 40
- Platos para postrecant. 40
- Vasoscant. 50
- Tazas de cafécant. 35
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
- Jarrascant. 4
- Jarras de cafécant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cargadorescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Paleta para tartas
- Abrebotellascant. 3
- Cubiterascant. 3
Decoración
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Decoración de mesacant. 6
- Cartel de la mesa de regalos
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 3
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Con esa cifra final podrás calcular platos, vasos, cubiertos, aperitivos y raciones de tarta sin comprar a ciegas.
- Comprueba el acceso al lugar y la corriente el día anterior. Prueba el altavoz, las luces, los cables alargadores y las regletas antes de empezar el montaje.
- Enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara las neveras portátiles antes de recibir al equipo. Deja también a mano los abrebotellas, las jarras y las cubiteras para evitar búsquedas durante la bienvenida.
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de la llegada. Coloca primero mesas, sillas y buffet; después añade la barra, la decoración, la música y la mesa de recepción.
- Prepara una zona visible para los residuos y repón el baño antes de abrir las puertas. Durante el cumpleaños, asigna a una persona la asistencia y otra al bufé para detectar pronto qué hay que reponer.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para el cumpleaños del equipo?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción unos 5 días antes del evento. Así tendrás tiempo para recoger alergias, dietas y confirmaciones reales.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un cumpleaños de equipo?
- Calcula entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, buffet, barra, decoración y recepción. Añade al menos 30 minutos para probar la música, las luces y las conexiones eléctricas.
- ¿Cuándo comprar la comida y las bebidas?
- Haz la compra 1 o 2 días antes cuando sea posible y comprueba todas las bolsas al recibirlas. Enfría las bebidas varias horas antes y recoge la tarta con el margen que indique la pastelería.
- ¿Qué hay que preparar justo antes de que lleguen los invitados?
- Durante los últimos 30 minutos, coloca los aperitivos, sirve las bebidas de bienvenida, revisa el buffet y confirma que la mesa de recepción tenga todo lo necesario. También conviene comprobar una última vez el baño y los puntos de basura.
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