Checklist para tu cumpleaños benéfico
Un cumpleaños benéfico necesita dos planes a la vez: celebrar y facilitar las donaciones. Esta checklist ordena lo que debes cerrar primero, desde la fecha y las inscripciones hasta la mesa de donaciones, el catering y el montaje. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como recoger preferencias dietéticas, enfriar las bebidas, probar el sonido y comprobar el baño. Sigue el orden y tendrás claro qué resolver semanas antes y qué dejar para el día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Anunciar el programa
Comunicar el objetivo de donación
Crear solicitud de pago
Crear código QR para donaciones
Reservar el catering
Pedir tarta
Crear la lista de reproducción musical
Asignar voluntarios
Hacer la compra
2 personas
Preparar la mesa de donaciones
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recoger la tarta
Comprobar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de buffet
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Comprobar el baño y el lavadero
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar las partes del programa
Coordinar la campaña benéfica
2 personas
Cortar la tarta de cumpleaños
2 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Procesar las donaciones finales
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Retirar bebidas y comida
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Guardar con seguridad el importe de las donaciones
2 personas
Actualizar el resumen de donaciones
Devolver los materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de inscripción
- Perchero
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Paleta para tartas
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 6
- Jarronescant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Velas con númeroscant. 2
- Photowall
Equipo
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Catering
- Caja de donaciones
- Panel de pago con código QRcant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 60
- Bolígrafoscant. 10
- Listas de precioscant. 4
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Esponjascant. 6
- Cepillos para fregarcant. 3
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Escobilla de bañocant. 2
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y las inscripciones antes de reservar el catering. Usa el número de personas inscritas para calcular comida, sillas, vajilla y bebidas, y deja anotadas las preferencias dietéticas.
- Comunica el objetivo de donación junto con la invitación y prepara el sistema de pago con antelación. Coloca el código QR en la mesa de donaciones y comprueba que funciona con al menos dos teléfonos antes de abrir las puertas.
- Asigna voluntarios para tareas concretas, no solo para “ayudar”. Como mínimo, cubre la mesa de inscripción, la mesa de donaciones, el buffet y el apoyo durante el montaje y la recogida.
- Reserva la tarta y el catering con tiempo suficiente para confirmar cantidades y horarios de entrega. La tarta debe recogerse el mismo día con margen para conservarla y colocarla antes de que lleguen los invitados.
- Programa el montaje por zonas: mesas y sillas, buffet, inscripción, decoración, iluminación y sonido. Enfría las bebidas varias horas antes, prueba el altavoz y el micrófono, y revisa el baño y el lavadero antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un cumpleaños benéfico?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del cumpleaños. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder confirmar el catering, las preferencias dietéticas, las sillas y la vajilla.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un cumpleaños benéfico?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Enfría una parte con varias horas de antelación y reserva espacio para agua, refrescos, café y té.
- ¿Cuándo preparo la mesa de donaciones y el código QR?
- Crea la solicitud de pago y el código QR al menos 5 días antes. Prepara la mesa el día del evento, comprueba el código con dos teléfonos y coloca instrucciones visibles para quienes prefieran donar en efectivo o mediante pago digital.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar el cumpleaños benéfico?
- Reserva entre 3 y 4 horas antes de la llegada de los invitados para colocar mesas, sillas, buffet, inscripción, decoración, iluminación y sonido. Haz la comprobación final del lugar, el baño y el equipo unos 30 minutos antes de abrir.
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