Checklist para organizar un concurso de cine sin olvidos
Organizar un concurso de cine requiere más que preparar preguntas y proyectar fragmentos. Hay que cerrar el formato, controlar las inscripciones, revisar los derechos de autor y probar toda la técnica antes de que llegue el público. Este plan reúne 48 tareas y 40 elementos para coordinar el concurso desde la reserva del lugar hasta el montaje de la sala. También te ayuda a calcular el catering, preparar los formularios y dejar una copia de seguridad del material.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Definir el formato del concurso
2 personas
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
Reunir fragmentos de películas
2 personas
Comprobar los derechos de autor
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la distribución de equipos
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Respaldar archivos del concurso
Imprimir los formularios de respuesta
Imprimir formularios de puntuación
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los materiales
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Instalar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Montar la sala del quiz
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Probar sonido e imagen
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar equipos
2 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar las rondas del quiz
2 personas
Recoger respuestas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos y el bufé
2 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Coordinar el programa del descanso
Presentar la final
2 personas
Anunciar a los ganadores
Despedirse
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de bienvenida
- Taburetescant. 4
- Mantelescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Memoria USBcant. 2
- Clic de presentación
- Temporizador de cocinacant. 2
- Timbre del quiz
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Tablas para servircant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Contenedores para hielocant. 2
Decoración
- Decoración de cine
- Cartel de bienvenida
- Platos redondoscant. 8
- Números de mesacant. 8
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Define el formato y el número máximo de equipos antes de abrir las inscripciones. Así puedes preparar preguntas, hojas de respuesta y una distribución de mesas coherente.
- Revisa los derechos de autor de cada fragmento con suficiente antelación. No esperes al día del concurso para comprobar si puedes proyectar los vídeos elegidos.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cable HDMI y regletas deben funcionar juntos.
- Lleva una copia de seguridad del concurso en una memoria USB y guarda también los archivos en el portátil. Imprime los formularios de respuesta y puntuación antes de montar la sala.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y prepara las bebidas con tiempo. Enfría las bebidas, deja listos los aperitivos y coloca vasos, platos, cubiertos y bandejas antes de abrir la bienvenida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de cine?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, enviar invitaciones, gestionar inscripciones, confirmar preferencias dietéticas y revisar los derechos de autor.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela el mismo día. Comprueba la conexión del portátil, el cable HDMI, los altavoces, el micrófono y el volumen de cada fragmento.
- ¿Cuántas preguntas debe tener un concurso de cine?
- Prepara entre 30 y 50 preguntas para una sesión de aproximadamente 90 minutos, repartidas en varias rondas. Reserva tiempo para reproducir los fragmentos, recoger respuestas y puntuar.
- ¿Cuándo se confirma el catering del concurso de cine?
- Confirma las cantidades entre 3 y 5 días antes, cuando ya conozcas las inscripciones definitivas. Recoge las preferencias dietéticas en ese momento y compra las bebidas y aperitivos con margen para enfriarlos y prepararlos.
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