Checklist para organizar un café lingüístico sin olvidos
Un café lingüístico necesita más coordinación que una reunión informal: hay que equilibrar niveles, preparar temas y distribuir a los participantes por mesas. Esta checklist reúne el orden de trabajo desde la publicación del programa hasta la apertura del espacio. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las tarjetas de nombre, los materiales impresos y las llaves del recinto. Así puedes avanzar con una lista clara y comprobar que cada mesa está lista antes de recibir al primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reservar el lugar
Contactar a los moderadores de las conversaciones
2 personas
Inventariar niveles de idioma
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elegir temas de conversación
2 personas
Seleccionar juegos de palabras
2 personas
Enviar la confirmación a los participantes
Compartir la ruta y el acceso
Comprobar el stock de vajilla
Imprimir material de idioma
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Organizar las mesas de conversación
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Preparar material para la conversación
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Probar la técnica
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Guiar la primera ronda de conversaciones
5 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar el juego de lenguaje
4 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Coordinar la segunda ronda de entrevistas
5 personas
Dar la bienvenida a los nuevos participantes
2 personas
Preparar la cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar la tercera ronda de entrevistas
5 personas
Guiar el juego de palabras en grupos pequeños
4 personas
Rellenar las bebidas
Anunciar el cierre
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir el material lingüístico
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Taburetescant. 6
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 45
- Vasoscant. 45
- Platoscant. 45
- Cubiertoscant. 45
- Cucharonescant. 6
- Cuencoscant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 3
- Cucharillas de cafécant. 45
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Manteles individualescant. 8
- Portatarjetas de nombrecant. 45
- Números de mesacant. 8
- Carteles de flechascant. 6
- Cartel de bienvenida
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Limpieza
- Palangana para lavarcant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Papelelerascant. 3
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y el programa con al menos 3 semanas de antelación y abre las inscripciones en el mismo momento. Indica los idiomas, niveles aproximados, horario y cómo llegar.
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del encuentro. En ese momento podrás inventariar los niveles, contactar a los moderadores y repartir mejor a las personas entre las mesas.
- Envía la confirmación a cada participante 2 o 3 días antes. Incluye la ruta, el acceso, la hora de llegada y una pregunta concreta sobre alergias o preferencias dietéticas.
- Prepara las tarjetas de nombre, los temas y los juegos de palabras como mínimo el día anterior. Coloca números de mesa y carteles de flechas para que la recepción no tenga que explicar cada desplazamiento.
- Reserva al menos 90 minutos para montar el espacio: recoge las llaves, coloca mesas y sillas, prepara la recepción, enfría las bebidas y comprueba vajilla, café, té, cables y proyector antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo abrir las inscripciones para un café lingüístico?
- Ábrelas unas 3 semanas antes del encuentro, junto con la fecha y el programa. Ciérralas entre 3 y 5 días antes para poder organizar los grupos por nivel y avisar a los moderadores.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para preparar un café lingüístico?
- Reserva 90 minutos para montar el espacio y comprobar el material. La preparación previa, como temas, tarjetas de nombre, compras y confirmaciones, conviene terminarla el día anterior.
- ¿Cómo organizar las mesas de conversación por niveles?
- Recoge el idioma y el nivel de cada persona durante la inscripción. Con esa información, prepara la distribución 2 o 3 días antes y deja a un moderador o responsable en cada mesa.
- ¿Qué hay que confirmar antes de abrir el local?
- Confirma las llaves, el acceso, las mesas, las sillas, la vajilla, las bebidas y el material de conversación. Haz una comprobación final al menos 30 minutos antes de la llegada de los participantes.
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