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Wintercamp organisieren: Die Checkliste für Planung und Aufbau

Ein Wintercamp braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Ausflug: Schlafplätze, Wärme, Licht, Verpflegung und Transport müssen zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Anmeldungen, Campingplatz und Aktivitäten. Prüfe spätestens 48 Stunden vor dem Start die Wettervorhersage und informiere alle über Kleidung, Route und Treffpunkt. Am Veranstaltungstag helfen ein vorbereiteter Check-in-Tisch, beschriftete Portionen und getestete Lampen dabei, dass der Aufbau ohne Verzögerung läuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Teilnehmeraufteilung erstellen

    2 Personen

  • Programm und Route teilen

  • Campingplatz reservieren

  • Aktivitäten reservieren

  • Transport und Parkplätze organisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmer über Kleidung informieren

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Vorräte und Ernährungswünsche prüfen

    2 Personen

  • Speisen portionieren und beschriften

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Lampen und Batterien testen

    2 Personen

  • Fahrzeuge beladen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Schlafplätze einrichten

    4 Personen

  • Küche und Essbereich aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Check-in-Tisch vorbereiten

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Gepäck zu den Schlafplätzen bringen

    4 Personen

  • Campleregeln und Programm erklären

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Abendessen zubereiten

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendspiel begleiten

    3 Personen

  • Lagerfeuer begleiten

    2 Personen

  • Abendsnacks verteilen

    2 Personen

  • Nachtkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Frühstück vorbereiten

    4 Personen

  • Frühstück servieren

    4 Personen

  • Tagesprogramm begleiten

    5 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    3 Personen

  • Warmes Mittagessen zubereiten

    4 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    4 Personen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Frühstück und Abreise vorbereiten

    4 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Zelte und Schlafplätze abbauen

    6 Personen

  • Küche und Essbereich abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Fahrzeuge ausladen

    4 Personen

  • Geschirr und Kochutensilien abwaschen

    3 Personen

  • Materialien sauber und trocken lagern

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 36
  • Check-in-Tisch
  • AufbewahrungsregaleAnz. 3

Campen

  • WinterzelteAnz. 8
  • SchlafmattenAnz. 32
  • SchlafsäckeAnz. 32
  • Fleece-DeckenAnz. 32
  • KissenAnz. 32
  • BodenplanenAnz. 8
  • HeringeAnz. 80
  • MalletsAnz. 8

Ausstattung

  • GasbrennerAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 4
  • StirnlampenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 36
  • Mehrweg-TellerAnz. 36
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 36

Küche

  • KochtöpfeAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und ServierlöffelAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • SpülbeckenAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 8

Aktivitäten

  • Taschenlampen-SchnitzeljagdsetsAnz. 4
  • SpielkartenAnz. 6
  • SeileAnz. 6
  • Ballenset
  • Musikbox-Zubehör

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Campingplatz und Aktivitäten frühzeitig und teile Route, Treffpunkt sowie Parkmöglichkeiten spätestens eine Woche vorher mit. So können Anmeldungen und Teilnehmeraufteilung rechtzeitig abgeschlossen werden.
  • Plane pro Person einen Schlafplatz mit Schlafmatte, Schlafsack, Kissen und zusätzlicher Fleecedecke ein. Bei Wintertemperaturen werden Decken und trockene Wechselkleidung oft erst vor Ort vermisst.
  • Prüfe 48 Stunden vor der Abfahrt die Wettervorhersage und verschicke eine konkrete Kleidungsempfehlung. Weise zusätzlich auf Stirnlampen oder Taschenlampen für Wege nach Einbruch der Dunkelheit hin.
  • Portioniere Speisen vor dem Aufbau und beschrifte sie nach Namen oder Ernährungswunsch. Kontrolliere die Vorräte direkt vor dem Beladen und halte Kühlboxen, Thermoskannen sowie Kochutensilien gemeinsam bereit.
  • Teste LED-Lampen, Lichterketten, Lautsprecher, Powerbanks und Verlängerungskabel vor der Abfahrt. Baue Beleuchtung und Check-in-Tisch zuerst auf, damit Ankunft, Orientierung und Sicherheitsanweisungen auch bei Dunkelheit funktionieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Wintercamp organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen, Campingplatz und Aktivitäten. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Route, Transport, Parkplätze und Kleidungshinweise feststehen.
Was braucht jeder Teilnehmer beim Wintercamp zum Schlafen?
Plane pro Person ein Winterzelt, eine Schlafmatte, einen Schlafsack, ein Kissen und mindestens eine Fleecedecke ein. Kontrolliere diese fünf Dinge vor dem Beladen und richte die Schlafplätze nach dem Zeltaufbau ein.
Wann sollte man das Wetter für ein Wintercamp prüfen?
Prüfe die Wettervorhersage erstmals eine Woche vorher und verbindlich 48 Stunden vor dem Start. Bei deutlicher Verschlechterung solltest du Kleidung, Route, Transport und Sicherheitsanweisungen entsprechend anpassen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Wintercamps?
Plane für Zelte, Schlafplätze, Küche, Essbereich, Beleuchtung und Check-in mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein. Bei einer größeren Gruppe oder mehreren Zelten solltest du zusätzliche Helfer einteilen.

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