Weihnachtslauf organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reiche Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf ein. Kläre dabei auch, wer an Kreuzungen und Zufahrten eingesetzt wird.
• Plane die Helfer nicht erst für den Start ein: Für Aufbau, Streckenposten, Zeitmessung, Verpflegung und Abbau brauchst du getrennte Einsatzzeiten und eine verantwortliche Person pro Bereich.
• Lege Startnummern, Teilnehmerlisten und Sicherheitsnadeln spätestens am Vortag nach Startnummern sortiert bereit. So vermeidest du lange Schlangen bei der Ausgabe.
• Berechne die Getränke für die erwartete Teilnehmerzahl und stelle Wasser, Kaffee und Tee getrennt bereit. Kühlboxen und Wasserkocher solltest du vor dem Aufbau auf Funktion und Stromanschlüsse prüfen.
• Baue Beleuchtung, Funkgeräte und Zeitmessung vor dem Eintreffen der Läufer komplett auf und teste sie einmal unter realen Bedingungen. Für die Strecke gehören außerdem Warnwesten, Taschenlampen und Erste-Hilfe-Material an festgelegte Übergabepunkte.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtslauf anmelden?

Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten sowie Startnummern, Medaillen und Cateringmengen zu planen.

Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtslauf?

Das hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane mindestens eine Person pro wichtigen Streckenposten und zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Verpflegung und Zeitmessung ein. Erstelle die Einsatzpläne spätestens 2 Wochen vorher und bestätige sie 3 bis 5 Tage vor dem Lauf.

Wann sollte die Strecke für einen Weihnachtslauf ausgeschildert werden?

Kontrolliere die Route am Vortag und stelle die sichtbaren Markierungen am Veranstaltungstag frühzeitig auf. Plane dafür mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start ein, damit Pylonen, Absperrbänder und Hinweisschilder vollständig geprüft werden können.

Wie viel Verpflegung braucht man bei einem Weihnachtslauf?

Berechne die Mengen anhand der Zahl der angemeldeten Personen und plane eine Reserve von etwa 10 Prozent ein. Getränke, Kaffee und Tee sollten spätestens 60 Minuten vor dem Start bereitstehen; besondere Ernährungswünsche müssen aus den Anmeldungen übernommen werden.