Vanlife-Treffen organisieren: So gehst du vor

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Parkplatzaufteilung spätestens zwei Wochen vor dem Treffen fest. Markiere Stellflächen, Zufahrten und Bereiche für Partyzelte, Buffet- und Stehtische, damit am Anreisetag keine Fahrzeuge umgestellt werden müssen.
• Erfasse bei der Anmeldung neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und die voraussichtliche Ankunftszeit. Verschicke Wegbeschreibung, Programm und Hausregeln spätestens fünf Tage vor Beginn.
• Plane die Stromversorgung für alle vorgesehenen Anschlüsse und kontrolliere Verlängerungskabel, Ladestationen und die verfügbare Absicherung mindestens eine Woche vorher. Lose Kabel gehören nicht in Fahrwege oder Bereiche, in denen Wasser stehen kann.
• Halte für Getränke und kalte Speisen Kühlboxen und Eisbehälter bereit und kühle die Getränke am Vortag. Für Kaffee solltest du zusätzlich Kaffeemaschinen, Wasserkocher und mindestens zwei Thermoskannen einplanen, damit nicht alles an einem Gerät hängt.
• Bereite einen Schlechtwetter-Ablauf mit Wetterschutz vor und verfolge die Wettervorhersage ab sieben Tagen vor dem Treffen täglich. Kontrolliere die Location am Vortag noch einmal und stelle Namensschilder, Infotafeln, Geschirr und Grillzubehör direkt an die vorgesehenen Plätze.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Vanlife-Treffen organisieren?

Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Ort, Datum, Stellplätzen und Einladungen. Strom, Sanitäranlagen und die Parkplatzaufteilung solltest du spätestens zwei Wochen vor dem Treffen verbindlich prüfen.

Wie plane ich die Stellplätze bei einem Vanlife-Treffen?

Erstelle eine maßstabsnahe Aufteilung mit Fahrzeugflächen, Zufahrten, Stromanschlüssen und Gemeinschaftsbereichen. Schließe die Planung spätestens 14 Tage vorher ab und markiere die Parkplätze vor der Ankunft.

Wann verschickt man die Informationen zum Vanlife-Treffen?

Sende Wegbeschreibung, Programm und Hausregeln spätestens fünf Tage vor Beginn. Eine kurze Wetter- und Anreiseaktualisierung ist zusätzlich 24 Stunden vorher sinnvoll.

Wie viel Verpflegung braucht ein Vanlife-Treffen?

Plane pro Person für das erste gesellige Abendprogramm etwa zwei bis drei Getränke ein und rechne bei längeren Treffen mit zusätzlichen Getränken für den nächsten Vormittag. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher, damit Einkauf und Grill- oder Buffetplanung nicht zu spät beginnen.