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Themenabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Themenabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Termin, Ort und Spieldauer fest, danach koordinierst du Cast, Crew, Proben und Anmeldungen. Früh geklärte Urheber- und Musikrechte verhindern kurzfristige Änderungen. In den letzten Tagen zählen vollständige Requisiten, geprüfte Kostüme, gedruckte Programme und eine sichere Spielfläche. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Technik, Getränke und die Kontrolle der Notausgänge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Location reservieren

  • Spieldauer und Pause festlegen

    2 Personen

  • Cast und Crew bestätigen

  • Probenzeiten planen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Publikumsinformationen versenden

  • Urheberrechte prüfen

  • Musikrechte prüfen

  • Probe durchführen

    8 Personen

  • Requisiten sammeln

    2 Personen

  • Kostüme prüfen

    2 Personen

  • Dekorationsteile bereitstellen

    3 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Programme ausdrucken

    2 Personen

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Spielfläche freiräumen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Deko aufhängen

    3 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Publikumsempfang einrichten

    2 Personen

  • Kasse bereitlegen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Cast empfangen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Eintrittskarten kontrollieren

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Aufführung begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikum zurückrufen

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungen zählen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Deko und Requisiten verstauen

    3 Personen

  • Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Reste verstauen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KlappischeAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • UntertassenAnz. 80
  • TortenplattenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Hintergrundvorhang
  • Dekorative StoffeAnz. 4
  • PosterAnz. 6
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 30

Ausstattung

  • LED-ArbeitslampenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 3
  • Mikrofon
  • Kleine Lautsprecherbox

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Probe nicht erst für den Veranstaltungstag. Lege die Probenzeiten früh fest und führe mindestens eine vollständige Probe mit Requisiten, Kostümen und Technik durch.
  • Schicke Publikumsinformationen nach der Anmeldung und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. So kannst du Getränke, Kaffee und Geschirr passend vorbereiten.
  • Prüfe Urheber- und Musikrechte, sobald das Programm feststeht. Warte damit nicht bis zur letzten Woche, weil eine fehlende Genehmigung den Ablauf verändern kann.
  • Bereite Programme, Beschilderung und Anmeldeliste am Vortag vor und drucke einige zusätzliche Exemplare. Rechne bei 50 Gästen mit mindestens 5 Reserveprogrammen.
  • Räume die Spielfläche vor dem Aufstellen der Stühle frei und kontrolliere danach Licht, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel. Prüfe außerdem alle Notausgänge, bevor Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Cast und Crew. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Abend verschickt werden.
Wann muss ich die Proben für einen Themenabend festlegen?
Plane die Proben direkt nach der Bestätigung von Cast und Crew, mindestens 3 Wochen vor dem Termin. Die vollständige Probe sollte spätestens 3 bis 5 Tage vorher stattfinden.
Was muss am Tag vor dem Themenabend fertig sein?
Am Vortag sollten Requisiten, Kostüme, Dekoration, Programme, Beschilderung und die Anmeldeliste bereitliegen. Stelle Getränke kalt und prüfe Ort, Technik sowie die Spielfläche spätestens am Abend vorher.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für den Themenabend?
Stelle für jede bestätigte Anmeldung einen Stuhl auf und ergänze etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen sind das beispielsweise 42 bis 44 Sitzplätze, sofern der Raum genug Platz bietet.

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