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Sponsor-Schwimmaktion organisieren: die Checkliste

Bei einer Sponsor-Schwimmaktion müssen Strecke, Spendenaktion und Sicherheit gleichzeitig funktionieren. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Reservierung des Schwimmorts und kläre Genehmigungen, Versicherung sowie Rettungsposten, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Sponsorenkommunikation, Teilnehmerdaten und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen zählen vor allem Startpakete, Beschilderung, Kühlung und ein Aufbauplan für den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Schwimmort reservieren

  • Schwimmstrecke und Distanz festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Sicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Aufsicht und Rettungsposten organisieren

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Online-Anmeldung öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Informationen zur Sponsorengewinnung versenden

  • Sponsoren ansprechen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Programm- und Wegweiser drucken

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige informieren

    2 Personen

  • Route und Zugang prüfen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Route ausschildern

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Ziel- und Wechselzone einrichten

    4 Personen

  • Bojen und Leinen auslegen

    4 Personen

  • Sicherheitsmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Registrierungsteam briefen

    3 Personen

  • Aufsichtsteam briefen

    4 Personen

  • Zielbogen aufstellen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startpakete verteilen

    4 Personen

  • Startnummern erfassen

    3 Personen

  • Schwimm-Briefing geben

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer sicher starten lassen

    4 Personen

  • Schwimmroute überwachen

    6 Personen

  • Zwischenzeiten erfassen

    3 Personen

  • Finisher abhaken

    3 Personen

  • Medizinische Hilfe leisten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Obst und Snacks ausgeben

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Finisher mit warmen Decken versorgen

    2 Personen

  • Spendenstand betreuen

    2 Personen

  • Sponsorbanner erläutern

  • Musik und Durchsagen betreuen

    2 Personen

  • Pausen für Freiwillige organisieren

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Dankesrede halten

  • Letzte Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Bojen und Leinen entfernen

    4 Personen

  • Zelte und Möbel abbauen

    5 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Sponsorendankesbriefe versenden

    2 Personen

  • Teilnehmerfotos teilen

  • Erlös an eine Wohltätigkeitsorganisation überweisen

  • Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 3
  • Klapp­tischAnz. 10
  • KlappstuhlAnz. 40
  • BierzeltgarniturAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxAnz. 12

Sportmaterial

  • SchwimmbojeAnz. 12
  • SchnurmarkierungAnz. 4
  • StartnummerAnz. 150
  • BadekappeAnz. 150
  • ZeitmesschipAnz. 150
  • StoppuhrAnz. 4
  • WärmedeckeAnz. 100

Sicherheit

  • RettungsringAnz. 6
  • WurfangelAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WesteAnz. 25
  • TaschenlampeAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • SteckdosenleisteAnz. 6
  • PowerbankAnz. 8
  • TabletAnz. 4
  • FunkgerätAnz. 10

Geschirr

  • MehrwegbecherAnz. 200
  • Wiederverwendbarer TellerAnz. 150
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
  • ZapfhahnAnz. 4
  • ThermoskanneAnz. 6
  • TablettAnz. 6

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschineAnz. 3
  • SchneidebrettAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KühlboxAnz. 8

Dekoration

  • BannerAnz. 8
  • WegweiserAnz. 20
  • MarkierungskegelAnz. 30
  • BallonbogenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterketteAnz. 6
  • BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

  • MülleimerAnz. 12
  • WischmoppAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Schwimmort und beantrage Genehmigungen frühzeitig; plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein. Strecke, Distanz und Zugang müssen feststehen, bevor du die Anmeldung veröffentlichst.
  • Lege für jede Aufgabe eine verantwortliche Person fest: Rettungsposten, Anmeldung, Zeitmessung, Verpflegung und Lautsprecherdurchsagen dürfen nicht nur auf einer allgemeinen Helferliste stehen.
  • Prüfe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor dem Start. Erfasse Ernährungswünsche, weise Startnummern zu und packe Badekappe, Zeitmesschip und weitere Starterunterlagen nach Nummern sortiert.
  • Plane die Sicherheitsausstattung nicht erst beim Aufbau ein: Rettungsring, Wurfangel, Erste-Hilfe-Koffer, Westen und Wärmedecken müssen an festgelegten Stellen liegen und den Helfern bekannt sein.
  • Teste am Vortag Lautsprecher, kabelloses Mikrofon, Mischpult, Funkgeräte und Stromversorgung. Lege Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und eine Powerbank trocken und zugänglich bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Sponsor-Schwimmaktion anmelden?
Starte die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherung und die Reservierung des Schwimmorts sollten vor dem Öffnen der Online-Anmeldung geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht eine Sponsor-Schwimmaktion?
Das hängt von Teilnehmerzahl, Streckenlänge und örtlichen Vorgaben ab. Teile mindestens 4 Bereiche separat ein: Rettung, Anmeldung und Zeitmessung, Strecke sowie Verpflegung und Aufbau.
Wann soll ich die Starterpakete für die Schwimmaktion packen?
Packe die Starterpakete 1 bis 2 Tage vor der Aktion, sobald die Teilnehmerliste geprüft und die Startnummern vergeben sind. Sortiere sie nach Startnummern, damit die Ausgabe am Veranstaltungstag zügig läuft.
Was muss am Tag vor einer Sponsor-Schwimmaktion geprüft werden?
Kontrolliere am Vortag Strecke, Zugang, Beschilderung, Rettungsposten und die gesamte Technik. Fülle außerdem die Kühlboxen, stelle Materialien zusammen und kläre mit allen Freiwilligen ihre Einsatzzeiten.

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