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Picknickfestival organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Picknickfestival wirkt entspannt, braucht aber einen klaren Ablauf: Erst kommen Ort, Datum und Genehmigungen, danach Einladungen, Zusagen und Verpflegung. Plane früh, wie du Ernährungswünsche erfasst und Lieferanten koordinierst. In den letzten Tagen entscheidest du über Einkauf, Kühlung und den Wetterplan. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Zelte, Tische, Decken, Buffet und Technik sollten vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum festlegen

  • Genehmigungen und Regeln kontrollieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten reservieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck kontrollieren

    2 Personen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Wetterplan kommunizieren

Event

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Picknickdecken auslegen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Allergenetiketten anbringen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Essen und Getränke abdecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien reinigen und trocknen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • PicknickdeckenAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 70
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • MesserAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 8
  • MenükartenAnz. 4
  • AllergiekärtchenAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 4

Sportmaterial

  • FrisbeesAnz. 6
  • Kubb-SpieleAnz. 2
  • PicknickspieleAnz. 4

Sonstiges

  • Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • Tischklammern und Klebeband

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Geländeregeln mindestens 4 Wochen vorher. Kläre dabei auch, ob Zelte, Musik und Lieferungen erlaubt sind.
  • Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Picknickfestival und setze eine Rückmeldefrist von 7 Tagen. Frage dabei direkt nach Allergien und Ernährungswünschen.
  • Kontrolliere 2 Tage vorher die endgültige Gästeliste und die Einkaufsliste. Haltbare Vorräte kannst du vorab bereitstellen; frische Snacks kaufst du möglichst am Vortag.
  • Plane die Kühlung nicht erst beim Aufbau: Reinige die Kühlboxen am Vortag und lege die Kühlelemente mindestens 8 Stunden vorher ins Gefrierfach. Getränke brauchen vor Beginn ausreichend Zeit zum Durchkühlen.
  • Lege den Wetterplan spätestens 24 Stunden vorher fest und teile ihn allen Gästen mit. Baue am Veranstaltungstag zuerst Zelte, Tische und Stühle auf, richte danach Buffet und Decken ein und schließe zuletzt die Tontechnik an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Picknickfestival organisieren?
Beginne 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Einladungen. Die endgültige Gästeliste und die Einkaufsmenge sollten 2 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für ein Picknickfestival?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser ein. Bei Speisen solltest du pro erwachsener Person ungefähr 400 bis 500 Gramm einplanen, abhängig davon, ob das Picknick eine vollständige Mahlzeit ersetzt.
Wann sollte ich die Wettervorhersage für das Picknickfestival prüfen?
Prüfe die Vorhersage erstmals 3 Tage vorher und entscheide den Wetterplan spätestens 24 Stunden vor Beginn. Informiere die Gäste sofort, wenn sich Treffpunkt, Beginn oder Ausstattung ändert.
Was muss am Tag des Picknickfestivals zuerst aufgebaut werden?
Kontrolliere zuerst das Gelände und nimm Lieferungen entgegen. Danach kommen Zelte, Tische und Stühle, anschließend Picknickdecken, Buffet, gekühlte Getränke und Snacks; die Tontechnik wird zum Schluss angeschlossen.

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