Gravel-Tour organisieren: die Checkliste für den ganzen Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Route und Startort früh fest und prüfe Genehmigungen, bevor Einladungen verschickt werden. Erkunde die Strecke zusätzlich vor Ort und markiere Gefahrenstellen, die auf der digitalen Planung nicht auffallen.
• Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens einige Tage vor dem Start. Frage dabei Ernährungswünsche ab und teile die Startgruppen so ein, dass Anmeldung und Start nicht gleichzeitig ins Stocken geraten.
• Sortiere Richtungspfeile und Wegweiser nach Streckenabschnitten, statt sie erst am Veranstaltungstag zu suchen. Plane für Kreuzungen, Gefahrenstellen und Zwischenstationen gut sichtbare Hinweise sowie Absperrband oder Kegel ein.
• Richte am Start einen eigenen Anmeldetisch mit Fahrradnummern und Routenunterlagen ein. So bleiben Startbogen, Fahrradabstellplatz und Catering übersichtlich und die Ausgabe dauert pro Person nur wenige Minuten.
• Teste Ton und Beleuchtung vor dem Eintreffen der Gruppe. Prüfe außerdem Fahrradpumpen, Basiswerkzeug, Ersatzschläuche, Erste-Hilfe-Koffer und Funkgeräte an einem festen Ort, damit Helfende sie ohne Rückfrage finden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gravel-Tour planen?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Route und Startort. Genehmigungen und die Erkundung der Strecke sollten abgeschlossen sein, bevor du die Einladungen verschickst.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Gravel-Tour?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane an Zwischenstationen zusätzlich Wasser ein. Kühlboxen, Wasserkannen und wiederverwendbare Becher sollten spätestens am Vortag bereitstehen.

Wann müssen die Wegweiser aufgestellt werden?

Stelle die Beschilderung am Veranstaltungstag so früh auf, dass die komplette Strecke vor dem Eintreffen der Teilnehmenden kontrolliert werden kann. Für eine mittlere Route solltest du dafür mindestens 2 bis 3 Stunden einplanen.

Was gehört bei einer Gravel-Tour in die Pannenhilfe?

Halte Fahrradpumpen, Basis-Fahrradwerkzeug und Ersatzschläuche direkt am Start und bei den Helfenden bereit. Kontrolliere den Erste-Hilfe-Koffer und verteile Funkgeräte spätestens 30 Minuten vor dem ersten Start.