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Benefizdinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizdinner braucht mehr als ein gutes Menü: Spendenziel, Budget, Anmeldung, Küche und Programm müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Ort und Ergebnis, bevor du Einladungen verschickst oder Lieferanten anfragst. Plane die Zahl der Gäste früh genug für Tischordnung, Diätliste und Catering. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zur letzten Prüfung vor dem Dinner.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Ziel und Ergebnis festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Menü zusammenstellen

    3 Personen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Cateringabsprachen festhalten

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Einladung gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Zahlungsdaten veröffentlichen

  • Sponsoren ansprechen

    3 Personen

  • Preise für die Auktion sammeln

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Musik auswählen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Anmeldungen nachfassen

    2 Personen

  • Endgültige Anzahl festlegen

    2 Personen

  • Diätliste an die Küche geben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Bargeld wechseln

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Auktionsliste drucken

    2 Personen

  • Tischnummern erstellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Suppe vorbereiten

    2 Personen

  • Dessert vorbereiten

    2 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Kochstationen einrichten

    3 Personen

  • Hauptgericht vorbereiten

    4 Personen

  • Vegetarische Mahlzeit zubereiten

    2 Personen

  • Salate zusammenstellen

    2 Personen

  • Desserts portionieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht und Kerzen aufstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Auktionsartikel ausstellen

    2 Personen

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Gäste zum Tisch begleiten

    2 Personen

  • Begrüßungswort sprechen

  • Suppe servieren

    4 Personen

  • Teller abräumen

    3 Personen

  • Redner ankündigen

  • Den Redner begleiten

  • Hauptgericht servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Hauptgang abräumen

    4 Personen

  • Benefizziel erläutern

  • Versteigerung begleiten

    3 Personen

  • Gebote erfassen

    2 Personen

  • Auktionszahlungen erfassen

    2 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Spendenboxen kontrollieren

    2 Personen

  • Dankeswort sprechen

  • Sich von Gästen verabschieden

    3 Personen

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Bar aufräumen

    2 Personen

  • Küche reinigen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Ort sauber übergeben

    4 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Auktionsgewinner informieren

    2 Personen

  • Ausstehende Zahlungen nachverfolgen

    2 Personen

  • Einnahmen zählen und erfassen

    2 Personen

  • Spende überweisen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Fotos mit Gästen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • Bar- oder Ausgabetisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • SuppentellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 75
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • DinnermesserAnz. 80
  • EsstischgabelnAnz. 80
  • EsslöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 14
  • KaraffenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • KochtöpfeAnz. 6
  • BratpfannenAnz. 4
  • BackblecheAnz. 4
  • SiebAnz. 4
  • MesslöffelAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 6
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ThermokannenAnz. 4
  • KühlschränkeAnz. 2
  • Soundanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 70
  • TischnummernAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-KerzenAnz. 24
  • Willkommensschild
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • Auktionsschild

Beleuchtung

  • LED-StehlampenAnz. 4

Catering

  • GetränkekühlerAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 3
  • SpendendosenAnz. 2
  • Kasse oder Zahlungsterminal
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Spendenziel und das verfügbare Budget fest, bevor du Menü, Auktion und Sponsoring planst. So weißt du, wie viel pro Gast für Essen, Getränke und Ausstattung übrig bleibt.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Zahlungsdaten und Rückmeldetermin feststehen. Bitte spätestens 7 Tage vor dem Dinner um eine verbindliche Zusage, damit Küche und Sitzordnung mit der endgültigen Gästezahl arbeiten können.
  • Erfasse Ernährungswünsche nicht nur im Anmeldeformular, sondern übergib die Diätliste spätestens 3 Tage vorher an die Küche. Eine nachträgliche Änderung am Veranstaltungstag führt schnell zu fehlenden Portionen.
  • Plane neben Dinner-Tischen auch Buffet- und Ausgabetische ein. Für den Service brauchst du passende Teller, Gläser, Besteck, Karaffen und Servierutensilien; prüfe die Mengen anhand der finalen Gästezahl plus etwa 10 Prozent Reserve.
  • Bestätige Referenten, Musik und Freiwillige spätestens 2 Wochen vorher schriftlich. Verschicke Wegbeschreibung und letzte Hinweise an die Gäste mindestens 3 Tage vor dem Benefizdinner, statt sie am Veranstaltungstag nachzureichen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Catering, Sponsoren, Auktion, Einladungen und Programm abstimmen, ohne dass die letzten 14 Tage nur aus Nachfassen bestehen.
Wann muss die endgültige Gästezahl an das Catering gehen?
Gib die verbindliche Zahl spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Dinner weiter. Übermittle gleichzeitig die Diätliste, damit Sonderportionen eingeplant und Einkauf sowie Service angepasst werden können.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizdinner?
Plane als Richtwert eine freiwillige Person pro 10 bis 15 Gäste für Empfang, Service, Auktion und Abbau. Bei 60 Gästen sind damit etwa 4 bis 6 Helfer sinnvoll, zusätzlich zu Küche oder Catering.
Wann sollte man die Einladungen für ein Benefizdinner verschicken?
Versende die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Dinner. So bleibt Zeit für Nachfassaktionen, Tischordnung und die endgültige Bestellung.

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